Wie viele Werbegeschenke sollte Ihr Unternehmen bestellen?

Die Kugelschreiber in der Messebox sind schon vor der Mittagspause vergriffen, während im Lager zwei Kartons mit Kampagnentaschen stehen, deren Botschaft bereits veraltet ist. Beide Situationen beginnen mit derselben Frage: Wie viele Werbegeschenke sollte man bestellen, damit die Marke sichtbar ist, das Budget unter Kontrolle bleibt und die Produkte tatsächlich genutzt werden?

Die richtige Menge ergibt sich nicht einfach aus der Multiplikation der Teilnehmerzahl. Ein Werbegeschenk ist eine Marketinginvestition, deren Menge ein konkretes Ziel unterstützen muss: Kontakte auf einer Messe gewinnen, Kunden danken, neue Mitarbeitende willkommen heißen oder die visuelle Identität des Unternehmens im Alltag sichtbar halten. Eine gut geplante Bestellung verringert sowohl das Risiko von Eilaufträgen als auch ungenutzte Lagerbestände.

Wie viele Werbegeschenke Sie bestellen sollten, hängt vom Ziel ab

Beginnen Sie mit der Frage, in wessen Hände das Produkt gelangt und welche Handlung es unterstützen soll. Für alle dieselbe Menge zu bestellen, wirkt einfach, bedeutet aber oft entweder zu hohe Kosten oder eine ungenaue Wirkung. So benötigt ein praktischer Werbeartikel, der auf einer Messe verteilt wird, eine größere Menge als ein hochwertiges Firmengeschenk für einen Schlüsselkunden.

Wenn das Ziel eine breite Markensichtbarkeit ist, lohnt es sich, Produkte mit höherer Auflage zu bevorzugen: Kugelschreiber, wiederverwendbare Trinkbecher, Stofftaschen, Notizbücher oder Aufkleber. Ihr Stückpreis wird bei größeren Mengen in der Regel günstiger, und der Nutzer sieht Ihr Logo möglicherweise noch lange nach dem Treffen.

Bei beziehungsorientierten Geschenken gilt die umgekehrte Logik. Wenn das Geschenk an strategische Kunden, Partner oder Führungskräfte geht, sind Material, Verarbeitung, Verpackung und eine persönliche Auswahl wichtiger. In diesem Fall können 30 sorgfältig ausgewählte und durchdacht gebrandete Geschenke mehr bewirken als 300 beliebige Artikel.

Planen Sie mit der tatsächlichen Zielgruppe, nicht mit der Zahl der Einladungen

Die Zahl der Anmeldungen zu einer Veranstaltung entspricht nicht automatisch der Zahl der Anwesenden. Außerdem nimmt nicht jeder Besucher ein Geschenk an, und manche kommen mit einem Kollegen. Bei einer offenen Messe oder öffentlichen Veranstaltung helfen frühere Besucherstatistiken, der Veranstaltungsort, die Dauer und die Aktivität Ihres Standes, eine realistische Menge abzuschätzen.

Bei einer geschlossenen Kundenveranstaltung oder einer Mitarbeiterdankesfeier ist die Berechnung genauer. Bestellen Sie ein Geschenk für jeden bestätigten Teilnehmer und planen Sie eine kleine Reserve für späte Anmeldungen, das Organisationsteam und unerwartete Gäste ein. In der Regel ist eine Reserve von 5-10 % sinnvoll. Ist das Produkt universell und auch nach der Veranstaltung nutzbar, darf die Reserve etwas größer ausfallen.

Ein praktisches Modell für die Mengenplanung

Am sichersten ist es, das Bestellvolumen an den Nutzungszeitraum und die Verteilungsart zu koppeln. Überlegen Sie, wie viele Produkte pro Woche oder Monat ausgegeben werden und ob Sie in der nächsten Saison dasselbe Design benötigen. So wird aus einem zufälligen Einkauf eine gesteuerte Marketingmaßnahme.

Ein Vertriebsteam nutzt beispielsweise bei Kundenterminen 20 hochwertige Geschenke pro Monat. Wenn Sie einen Vorrat für ein halbes Jahr sichern möchten, benötigen Sie eine Grundmenge von 120 Produkten. Hinzu kommt ein moderater Puffer für neue Mitarbeitende, wichtigere Termine oder unerwartete Gelegenheiten. Wenn sich Logo, Farben oder Botschaft Ihres Unternehmens bald ändern, ist ein Jahresvorrat in der Regel nicht gerechtfertigt.

Bei einer Messe orientieren Sie sich am Besucherstrom und an den Verteilregeln. Wenn Sie an zwei Tagen 800 Besucher erwarten, müssen Sie nicht unbedingt 800 Exemplare des teureren Produkts bestellen. Sie können zwei Stufen schaffen: ein breit verteiltes Werbegeschenk für alle Interessierten und ein wertvolleres Geschenk für diejenigen, die ihre Kontaktdaten hinterlassen, einen Termin vereinbaren oder an einer Produktdemo teilnehmen. So fließt das Budget gezielter zu denjenigen mit größerem Geschäftspotenzial für Ihr Unternehmen.

Die Mindestbestellmenge beeinflusst die Auswahl

Bei Werbeartikeln wird die Menge oft auch durch die technischen Bedingungen der Produktion bestimmt. Für bestimmte Produkte gilt eine Mindestbestellmenge, weil Druck, Stickerei oder Gravur des Logos eine Einrichtung erfordern. Bei sehr kleinen Mengen kann der Stückpreis daher unverhältnismäßig hoch sein.

Das bedeutet nicht, dass sich eine kleine Bestellung nicht lohnt. Bei einer kleinen Auflage sollten Sie ein Produkt und eine Veredelungstechnik wählen, die zum Projekt passen. Eine gravierte Trinkflasche aus Metall, ein hochwertiger Regenschirm oder eine Geschenkbox mit persönlichem Namen kann auch in kleinerer Menge sinnvoll sein. Sollen auf einer Messe jedoch Hunderte von Kontakten erreicht werden, empfiehlt sich ein Produkt, dessen Druckmöglichkeit und Auflage ein gutes Verhältnis von Preis und Sichtbarkeit bieten.

Neben der Menge beeinflussen auch die Größe der Druckfläche, die Anzahl der Logofarben und das Material die Entscheidung. Einfarbiger Siebdruck in großer Stückzahl hat eine andere Kostenstruktur als ein detaillierter Vollfarbdruck oder eine Stickerei. Eine professionelle Beratung hilft, eine Lösung zu finden, bei der das Logo korrekt wiedergegeben wird, das Produkt langlebig ist und die Menge wirtschaftlich sinnvoll bleibt.

Bestellen Sie keinen Vorrat nur wegen eines Rabatts

Eine größere Bestellung kann einen besseren Stückpreis bringen, doch ein niedriger Stückpreis ist noch keine Ersparnis. Bleiben die Produkte liegen, wird der günstige Artikel am Ende teuer. Besonders vorsichtig sollten Sie bei Kampagnenbotschaften, Datumsangaben, saisonalen Designs und sich schnell ändernden Visuals sein.

Bei praktischen Produkten mit dauerhaftem Logo ist ein Vorrat dagegen sinnvoll. Im Büro werden ständig Kugelschreiber, Notizbücher, Trinkgefäße, Namensschildhüllen oder Bestandteile von Willkommenssets für Mitarbeitende verbraucht. Solche Produkte lassen sich für mehrere Monate planen, wenn Sie über geeignete Lagermöglichkeiten verfügen und die Qualität der Produkte erhalten bleibt.

Stellen Sie sich vor der Bestätigung einer größeren Menge drei Fragen: Bleibt das Design mindestens ein Jahr aktuell, werden die Produkte in einem gleichmäßigen Tempo verteilt, und hat das Unternehmen einen Ort, an dem sie sauber und geordnet gelagert werden können? Fehlt auf eine dieser Fragen die Antwort, ist es besser, in einer kleineren Etappe zu bestellen oder die Bestellung aufzuteilen.

Planen Sie neben dem Mengenpuffer auch einen Zeitpuffer

Bei der Bestellung von Werbegeschenken ist die Menge nicht nur eine Budgetfrage, sondern auch eine Lieferfrage. Standardprodukte sind oft schneller verfügbar, doch Sonderlösungen, europäische Produktion, aufwendige Verpackungen und Projekte mit mehreren Drucktechniken benötigen mehr Zeit. Vor einer kurzfristigen Kampagne sollten Sie ein Produkt wählen, dessen Verfügbarkeit und Produktionszeit bestätigt sind, statt allein anhand eines Katalogbildes zu entscheiden.

Ein Zeitpuffer ist besonders vor der Weihnachtssaison, großen Messen und Firmenjubiläen wichtig. Kommt die Bestellung in letzter Minute, können die gewünschte Farbe, das Modell oder die Menge vergriffen sein, und die Auswahl wird kleiner. Eine frühe Planung gibt Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Materialien zu vergleichen, bei Bedarf Muster zu bestellen und die Logoplatzierung zu wählen, die am besten zu Ihrer Marke passt.

Bei einer Veranstaltung in Tallinn, Tartu oder einer anderen Region Estlands lohnt es sich auch zu überlegen, wie die Produkte vor Ort ankommen und wer sie dort verteilt. Große Mengen können sperrige Kartons bedeuten, insbesondere bei Textilien, Trinkgefäßen oder Geschenksets. Die Logistik ist Teil des tatsächlichen Bestellumfangs und kein Nebendetail.

Eine Bestellung, mehrere Einsatzmöglichkeiten

Am besten funktioniert ein Werbegeschenk, das auch nach dem ersten Anlass noch eine Rolle spielt. Bestellen Sie beispielsweise hochwertige Taschen mit Logo für eine Messe, kann der Überschuss in Willkommenspaketen für Kunden, bei Mitarbeiterveranstaltungen oder in der nächsten Kampagne eingesetzt werden. Das setzt ein neutrales und zeitloses Design voraus, bei dem die Unternehmensidentität klar ist, die Botschaft aber nicht an ein bestimmtes Datum oder ein sehr enges Angebot gebunden ist.

Dasselbe Prinzip gilt für Firmengeschenke. Wenn Sie ein durchdachtes, hochwertiges und universell passendes Produkt wählen, lässt es sich sowohl zur Stärkung von Kundenbeziehungen als auch zur Anerkennung von Mitarbeitenden nutzen. So müssen Sie nicht für jedes Projekt eine neue Lösung von Grund auf suchen, und das Geschenkerlebnis Ihrer Marke bleibt einheitlich.

Logotrade hilft Ihnen, die Menge zusammen mit dem Produkt, der Logoveredelung und dem Nutzungsplan abzuschätzen. Das ist wichtig, denn das beste Ergebnis entsteht nicht durch die größtmögliche Bestellung, sondern durch eine Menge, die die richtigen Menschen zur richtigen Zeit erreicht und einen hochwertigen Eindruck Ihrer Marke hinterlässt.

Wenn die nächste Kampagne, Messe oder Mitarbeiterehrung bereits im Kalender steht, planen Sie Ihre Werbegeschenke gleich zu Beginn. So bleibt Raum für eine Wahl, die Ihre Marke auch nach dem Veranstaltungstag strahlen lässt.

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