Briefing für Angebotsanfragen: Vorlage für Werbegeschenke

Die meisten Angebotsanfragen erreichen einen Lieferanten als ein einziger Satz: „Bitte ein Angebot für 200 Tassen mit unserem Logo.“ Zurück kommen zehn Rückfragen, und das erste richtige Angebot liegt erst Tage später vor. In diesem Artikel finden Sie eine Vorlage, die Sie in etwa einer Viertelstunde ausfüllen und mit der ein Lieferant sofort ein vergleichbares Angebot erstellen kann.

Die Vorlage passt, ob Sie Werbegeschenke mit Logo für eine Messe, für Kunden oder für Ihr eigenes Team bestellen – und auch dann, wenn Sie mehrere Lieferanten gleichzeitig anfragen. Erhalten alle dasselbe Briefing, lassen sich Preise, Termine und Lösungen wirklich vergleichen.

Kurz gesagt

• Ein gutes Briefing beantwortet neun Fragen: Ziel, Empfänger, Menge, Budget, Termin, Logodateien, Druckposition, Verpackung und Lieferadresse.
• Nennen Sie das Budget pro Empfänger ohne Mehrwertsteuer – so lässt es sich leicht mit den estnischen Steuergrenzen (21 € und 10 €) vergleichen.
• Geben Sie als Termin das Datum an, an dem die Geschenke vor Ort sein müssen, nicht „so schnell wie möglich“.
• Senden Sie das Logo als Vektordatei (AI, EPS, SVG oder Vektor-PDF) und ergänzen Sie den Pantone-Code, falls vorhanden.
• Lassen Sie Spielraum: Schreiben Sie, wo Sie flexibel sind (Produkt, Farbe, Menge), damit der Lieferant bessere Alternativen vorschlagen kann.

Warum Werbegeschenke mit Logo ein Briefing brauchen

Der Preis eines Werbeartikels hängt nicht nur vom Produkt ab. Er ergibt sich aus Menge, Veredelungsart, Farbanzahl, Druckposition, Verpackung und Lieferbedingungen. Fehlen diese Angaben, muss der Lieferant raten oder nachfragen. Raten führt zu einem Angebot, das nicht zu Ihrem Bedarf passt; Nachfragen kostet Zeit. In unserem Blog erklären wir ausführlicher, wie sich der Preis von Logoartikeln zusammensetzt.

Der zweite Grund ist das Ziel. Laut der Studie 2026 des internationalen Werbeartikelverbands ASI behalten 78 % der Verbraucher Werbeartikel, weil sie nützlich sind. Nützlichkeit hängt jedoch vom Empfänger ab: Eine Softwareentwicklerin braucht etwas anderes als ein Bauleiter. Beschreiben Sie die Empfänger, kann der Lieferant ein Produkt empfehlen, das tatsächlich genutzt wird – nicht einfach das billigste.

Die neun Felder des Briefings – was jeweils hineingehört

1. Ziel und Anlass

Ein Satz: Was passiert, und was soll das Geschenk bewirken? Zum Beispiel „Messebesucher sollen sich in einem Monat noch an uns erinnern“ oder „Dank an langjährige Kunden zum Jahresende“. Das Ziel entscheidet, ob Sie einen günstigen Streuartikel oder ein persönlich überreichtes Geschenk suchen.

2. Empfänger

Wer sind die Empfänger, wie viele sind es und was tun sie beruflich? Gibt es mehrere Gruppen, etwa Schlüsselkunden, Partner und Mitarbeitende? Gruppen können unterschiedliche Produkte und Budgets benötigen.

3. Menge

Nennen Sie eine genaue Menge oder eine Spanne. Steht die Zahl noch nicht fest, fragen Sie Preise für zwei oder drei Mengen an (zum Beispiel 100, 250 und 500), denn der Stückpreis ändert sich mit der Menge.

4. Budget

Geben Sie das Budget pro Empfänger an und vermerken Sie, ob es mit oder ohne Mehrwertsteuer gilt. In Estland beträgt der Regelsteuersatz seit dem 1. Juli 2025 24 % – der Unterschied ist also erheblich. Möchten Sie kein Budget nennen, geben Sie zumindest eine Spanne an.

5. Termin

Schreiben Sie das Datum, an dem die Ware beim Empfänger sein muss, und gegebenenfalls das Veranstaltungsdatum. Vermerken Sie, ob der Termin flexibel ist. Der Lieferant rechnet dann zurück, bis wann die Druckfreigabe erfolgen muss.

6. Logodateien und Markenfarben

Am besten ist eine Vektordatei. Adobe erklärt, dass ein Rasterbild aus Pixeln besteht und beim Vergrößern an Qualität verliert, während Vektorgrafiken sich auf jede Größe skalieren lassen. Fügen Sie das Corporate-Design-Handbuch oder zumindest den Pantone-Code bei. Der Pantone Color Bridge zeigt jede Sonderfarbe neben ihrer nächstliegenden CMYK-Entsprechung – das erklärt, warum dasselbe Logo bei verschiedenen Druckverfahren leicht unterschiedlich aussehen kann. Haben Sie keine Vektordatei, macht unser Team für Werbegestaltung das Logo druckfähig.

7. Druckposition und Verfahren

Wo soll das Logo stehen (eine oder beide Seiten der Tasse, Brust oder Rücken des Shirts) und wie groß soll es sein? Kennen Sie das Verfahren nicht, überlassen Sie die Wahl dem Lieferanten, beschreiben Sie aber das gewünschte Ergebnis: „dezent und hochwertig“ spricht für eine Lasergravur, „groß und farbig“ für Druck. Für Kugelschreiber und kleine Flächen eignet sich oft der Tampondruck.

8. Verpackung und Extras

Soll jedes Produkt einzeln verpackt werden, legen Sie eine Karte oder einen Umschlag bei, wünschen Sie eine Geschenkbox? Fertige Geschenksets erleichtern das, weil die Verpackung bereits Teil der Lösung ist.

9. Lieferadresse

Eine Adresse oder mehrere? Sollen die Geschenke direkt an die Empfänger gehen, nennen Sie im Briefing die Zahl der Empfänger und die Länder, senden Sie aber nicht sofort die komplette Liste. Die Europäische Kommission betont, dass personenbezogene Daten auf das für den Zweck notwendige Maß beschränkt sein müssen. Geben Sie Adressen erst nach der Auftragsbestätigung weiter – und nur so weit, wie es für die Lieferung nötig ist.

Ausfüllvorlage: in Ihre E-Mail kopieren

Die Tabelle zeigt zu jedem Feld ein Beispiel. Kopieren Sie die linke Spalte in Ihre E-Mail und ergänzen Sie Ihre eigenen Angaben.

Die Beispiele in der Tabelle sind erfunden und zeigen nur das Format. Suchen Sie noch Ideen, stöbern Sie in unserem Produktkatalog oder in den Top 10 Werbeartikeln und fügen Sie dem Briefing zwei oder drei Links zu Produkten hinzu, die Ihnen gefallen.

Was Sie im Angebot erwarten sollten

Das Briefing ist die halbe Arbeit, die andere Hälfte ist die Prüfung des Angebots. Bitten Sie im Briefing darum, dass jede Variante Folgendes enthält:

• Produktname, Farbe und Material sowie einen Link zur Produktbeschreibung;
• Veredelungsart, Farbanzahl und Druckposition;
• Stückpreis für jede angefragte Menge, Produkt und Veredelung in getrennten Zeilen;
• einmalige Kosten wie Gestaltung, Druckvorbereitung oder Muster;
• Versand und Verpackung, falls sie extra berechnet werden;
• das Datum, bis zu dem die Druckfreigabe erfolgen muss, damit der Termin hält;
• die Gültigkeitsdauer des Angebots.

Unterscheiden sich zwei Angebote stark im Preis, liegt der Grund meist in einer dieser Zeilen: anderes Produkt, anderes Verfahren oder fehlender Versand.

Beispiel: ein Messe-Briefing Schritt für Schritt

Beispiel: Ein kleines Softwareunternehmen stellt im Frühjahr auf einer Industriemesse aus und möchte den Besuchern etwas Nützliches mitgeben. Die Marketingleiterin schreibt das Briefing so:

1. Ziel – Besucher sollen sich den Firmennamen nach der Messe merken; das Geschenk wird am Ende eines Gesprächs überreicht.
2. Empfänger – Produktionsleiter und Ingenieure, rund 300 Gespräche an zwei Tagen (Beispielzahl).
3. Menge – 300 Stück, zusätzlich ein Preis für 500 Stück, falls derselbe Artikel auch bei Vertriebsterminen eingesetzt wird.
4. Budget – bis 8 € pro Stück ohne MwSt. (Beispielbetrag). Damit bleibt man unter der 10-€- und der 21-€-Grenze, was die steuerliche Behandlung einfach hält.
5. Termin – die Ware muss eine Woche vor der Messe im Büro sein, damit Zeit zum Prüfen und Packen bleibt.
6. Logo – SVG-Datei und Pantone-Code beigefügt.
7. Druckposition – einfarbig, eine Seite; das Verfahren wählt der Lieferant.
8. Flexibilität – „Wenn Sie ein Produkt kennen, das besser in die Produktionsumgebung passt als eine Flasche, schlagen Sie es gern vor.“

Mit diesem Briefing kann der Lieferant zum Beispiel zwei oder drei Varianten anbieten, jeweils mit Preisen für zwei Mengen, und bestätigen, ob der Termin realistisch ist. Ohne Briefing wäre die erste Antwort eine Liste von Fragen gewesen.

Steuern und Budget: was im Briefing zu bedenken ist

Gehen die Geschenke an Kunden oder Partner, beeinflussen die estnischen Steuerregeln, in welcher Preisklasse die Suche sinnvoll ist. Nach Angaben der estnischen Steuer- und Zollbehörde gilt in Estland:

• Ein Werbegeschenk mit Logo an Nicht-Mitarbeitende ist bis 21 € ohne MwSt. pro Artikel einkommensteuerfrei; bei einem Set zählt der Wert des gesamten Sets;
• auf Geschenke bis 10 € ohne MwSt. wird keine Mehrwertsteuer berechnet;
• über 21 € wird der gesamte Aufwand mit 22/78 besteuert;
• Logodruck, Versand und Verpackung sind Betriebsausgaben und zählen nicht zum Geschenkwert;
• Geschenke an Mitarbeitende sind Sachbezüge, für sie gilt die 21-€-Regel nicht.

Bitten Sie deshalb im Briefing darum, Produktpreis und Veredelungspreis in getrennten Zeilen auszuweisen. So sieht Ihre Buchhaltung sofort, welcher Betrag der Geschenkwert ist. Die genaue steuerliche Behandlung klären Sie bitte mit Ihrer Buchhaltung.

Checkliste vor dem Absenden

• Das Ziel steht in einem Satz.
• Empfängergruppen und Mengen sind bekannt.
• Das Budget gilt pro Empfänger und ist mit oder ohne MwSt. gekennzeichnet.
• Der Termin ist das Ankunftsdatum, und es ist vermerkt, ob er flexibel ist.
• Das Logo liegt als Vektordatei bei, mit Pantone oder CD-Handbuch.
• Druckposition und gewünschte Wirkung sind beschrieben.
• Wünsche zu Verpackung und Karte sind notiert.
• Anzahl und Region der Lieferadressen sind bekannt; personenbezogene Daten folgen später.
• Es steht drin, wo Sie flexibel sind.
• Eine Kontaktperson für die Freigabe von Entwurf und Muster ist benannt.

Häufige Fehler

• „So schnell wie möglich“ statt eines Termins. Der Lieferant kann nicht sagen, ob eine Lösung rechtzeitig ankommt. Nennen Sie ein Datum.
• Ein JPG-Logo aus der E-Mail-Signatur. Eine kleine Rasterdatei reicht für eine Vorschau, für den Druck muss sie aber meist neu gezeichnet werden – das kostet Zeit.
• Kein Budget. Dann wird alles vom günstigsten bis zum teuersten Artikel angeboten, und die Entscheidung zieht sich. Schon eine Spanne hilft.
• Nur ein bestimmtes Produkt. Ist es nicht verfügbar, beginnt die Suche von vorn. Ergänzen Sie „oder ähnlich“.
• Kein Freigebender. Der Entwurf wartet eine Woche, weil niemand weiß, wer entscheidet. Nennen Sie die Person schon im Briefing.
• Der Druckproof wird nicht geprüft. Fehler zeigen sich erst am fertigen Produkt. Lesen Sie in unserem Blog, wie Sie Druckfehler vor der Produktion vermeiden.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich wissen, welches Produkt ich möchte?

Nein. Ziel, Empfänger, Menge und Budget genügen. Ein guter Lieferant schlägt auf dieser Basis mehrere Varianten vor.

Was, wenn ich keine Vektordatei des Logos habe?

Senden Sie die beste vorhandene Datei und weisen Sie darauf hin. Das Logo kann für den Druck aufbereitet werden; fragen Sie im Angebot, ob dafür Kosten anfallen.

Darf ich dasselbe Briefing an mehrere Lieferanten schicken?

Ja, das ist gute Praxis. Dasselbe Briefing liefert vergleichbare Angebote. Geben Sie allen dieselbe Antwortfrist.

Wie frage ich nach der Produktionszeit?

Nennen Sie das Datum, an dem die Ware da sein muss, und bitten Sie um Bestätigung im Angebot, ob das realistisch ist und bis wann die Freigabe erfolgen muss.

Treibt ein genanntes Budget den Preis nach oben?

Das Budget hilft, Produkte in der passenden Preisklasse auszuwählen. Vergleichen können Sie immer, wenn Sie dasselbe Briefing verwenden.

Was, wenn sich die Menge noch ändern kann?

Fragen Sie Preise für zwei oder drei Mengen an und schreiben Sie, wann die endgültige Zahl feststeht.

Logotrade OÜ ist seit 2004 in Tallinn tätig und hilft estnischen Unternehmen, aus Angebotsanfragen fertige Logoartikel zu machen. Wir sind Mitglied der internationalen Werbeartikelnetzwerke PSI und ASI sowie der Estnischen Industrie- und Handelskammer und liefern in ganz Estland. Beispiele unserer Arbeit finden Sie im Portfolio, einen Überblick über unsere Leistungen auf der Serviceseite.

Ist Ihr Briefing fertig? Senden Sie es an logo@logo.ee oder nutzen Sie das Kontaktformular. Im Angebot bestätigen wir Preise, Mindestmengen und Termine.

Quellen

• Estnische Steuer- und Zollbehörde: Besteuerung von Werbegeschenken
• Estnische Steuer- und Zollbehörde: Geschenke, Spenden und Bewirtungskosten
• Adobe: AI und EPS im Vergleich, Vektor- und Rastergrafik
• Pantone: Color Bridge Guide Set (Sonderfarben und CMYK)
• Europäische Kommission: Wie viele Daten dürfen erhoben werden
• ASI: 2026 Global Advertising Impressions Study