GPSR und Werbeartikel: was Unternehmen zur Sicherheit wissen müssen

Seit dem 13. Dezember 2024 gilt in der gesamten Europäischen Union die Verordnung über die allgemeine Produktsicherheit, kurz GPSR (Verordnung (EU) 2023/988). Sie betrifft auch Tassen mit Logo, Powerbanks, Reflektoren und andere Artikel, die ein Unternehmen an Kunden, Partner oder Messebesucher weitergibt – auch dann, wenn sie nicht verkauft, sondern verschenkt werden. Dieser Leitfaden erklärt, wann ein Unternehmen produktsicherheitsrechtlich zum Hersteller wird, was auf dem Produkt stehen muss und welche Fragen Sie Ihrem Lieferanten vor der Bestellung stellen sollten.

Gut gewählte Firmengeschenke schaffen Vertrauen. Ein unsicherer oder falsch gekennzeichneter Artikel bewirkt das Gegenteil und kann sogar den Rückruf einer ganzen Charge erzwingen. Die gute Nachricht: Die meisten Anforderungen lassen sich leicht erfüllen, wenn sie gleich zu Beginn der Bestellung auf den Tisch kommen.

Kurz gesagt

• Die GPSR gilt seit dem 13.12.2024 und hat die frühere Produktsicherheitsrichtlinie 2001/95/EG ersetzt. Sie gilt unmittelbar in allen Mitgliedstaaten.
• Sie erfasst auch kostenlos verteilte Artikel: Nach den Leitlinien der Europäischen Kommission bedeutet Bereitstellung auf dem Markt die Abgabe im Rahmen einer Geschäftstätigkeit, „entgeltlich oder unentgeltlich".
• Vermarktet Ihr Unternehmen ein Produkt unter eigenem Namen oder eigener Marke, können Herstellerpflichten entstehen – die Leitlinien nennen als Beispiel gerade eine Tasse mit Logo.
• Auf dem Produkt, der Verpackung oder einem Begleitdokument müssen Typen-, Chargen- oder Seriennummer, Name und Marke des Herstellers sowie Post- und E-Mail-Adresse stehen.
• In Estland müssen Sicherheitsinformationen und Anleitungen für Verbraucher auf Estnisch vorliegen, wenn das Produkt ohne sie nicht sicher genutzt werden kann (estnische Verbraucherschutz- und Technikaufsichtsbehörde TTJA).
• Artikel, die Kinder anziehen, Lebensmitteln ähneln, Akkus enthalten oder Hautkontakt haben, erfordern die gründlichsten Nachweise vom Lieferanten.

Was die GPSR ist und warum sie Firmengeschenke betrifft

Die GPSR ist ein allgemeines Sicherheitsnetz für Produkte, die für Verbraucher bestimmt sind oder wahrscheinlich bei ihnen landen, soweit kein spezielles EU-Sektorrecht gilt – und für Risiken, die das Sektorrecht nicht abdeckt. Der amtliche Text ist auf EUR-Lex veröffentlicht. Laut der Access2Markets-Übersicht der Kommission erfasst die Verordnung neue, gebrauchte, reparierte und aufgearbeitete Produkte, auch im Online-Handel.

Für Werbeartikel ist ein Satz aus den am 21.11.2025 veröffentlichten Leitlinien der Kommission für Unternehmen (C/2025/6233) entscheidend: Bereitstellung auf dem Markt bedeutet Abgabe im Rahmen einer Geschäftstätigkeit, „entgeltlich oder unentgeltlich". Eine Tasse, die Sie einem Konferenzbesucher überreichen, ist produktsicherheitsrechtlich also nicht „nur ein Geschenk". Sie ist ein Produkt, das einen Verbraucher erreicht, und muss sicher und rückverfolgbar sein.

Auch rein für Geschäftskunden gedachte Artikel sind nicht automatisch ausgenommen. Nach den Leitlinien fallen Produkte für den professionellen Gebrauch in den Anwendungsbereich, sobald sie vernünftigerweise Verbraucher erreichen. Eine ins Büro geschickte Powerbank, die ein Mitarbeiter mit nach Hause nimmt, ist ein typischer Fall.

Wer verantwortlich ist: Hersteller, Einführer, Händler und verantwortliche Person

Die GPSR verteilt die Pflichten nach Rollen, und ein Unternehmen kann bei verschiedenen Produkten verschiedene Rollen haben. Die Leitlinien beschreiben einen Wiederverkäufer, der bei unverändert weiterverkauften Produkten Händler, bei unter eigenem Namen umgelabelten Produkten aber Hersteller ist.

Macht Ihr Logo Ihr Unternehmen zum Hersteller?

Die Leitlinien beschreiben einen Fall, in dem Unternehmen B Tassen herstellt und Unternehmen A sie mit seinem Logo versieht und an Verbraucher verkauft. Das Ergebnis: Unternehmen A wird Hersteller dieser Tassen und unterliegt den Herstellerpflichten der GPSR. Das Beispiel betrifft den Verkauf, nicht die kostenlose Abgabe, und Werbegeschenke werden in den Leitlinien nicht gesondert behandelt. Man kann also nicht sagen, dass jeder Logoartikel den Besteller automatisch zum Hersteller macht. Wenn Sie aber Produkte unter Ihrer eigenen Marke verkaufen möchten (im Onlineshop, als Fanartikel oder Vereinsware), rechnen Sie mit Herstellerpflichten und holen Sie bei Bedarf Rechtsrat ein.

In der Praxis ist es am einfachsten, wenn der tatsächliche Hersteller oder EU-Einführer in der Herstellerrolle bleibt und seine Angaben sowie die Chargennummer auf Produkt oder Verpackung stehen. Vereinbaren Sie das bereits in der Angebotsphase schriftlich mit Ihrem Lieferanten.

Was auf Produkt, Verpackung oder Begleitdokument stehen muss

Die Leitlinien der Kommission nennen die Herstellerangaben, die auf dem Produkt, seiner Verpackung oder einem Begleitdokument stehen müssen:

1. Typen-, Chargen- oder Seriennummer oder ein anderes Element zur Identifizierung des Produkts.
2. Name des Herstellers sowie eingetragener Handelsname oder eingetragene Marke.
3. Postanschrift und elektronische Adresse. Die elektronische Adresse kann eine E-Mail oder ein Kontaktformular auf der Website sein; eine bloße Website-Adresse reicht nicht.
4. Angaben zur verantwortlichen Person in der EU, wenn der Hersteller außerhalb der EU sitzt. Ein Hersteller mit Sitz in der EU kann selbst verantwortliche Person sein.
5. Name, Marke und Adressen des Einführers, wenn das Produkt aus einem Drittland stammt.
6. Gebrauchsanleitung und Sicherheitsinformationen – nur wenn das Produkt ohne sie nicht sicher verwendet werden kann.

Die Angaben dürfen nur dann vom Produkt auf Verpackung oder Begleitdokument verlagert werden, wenn die Größe des Produkts dies erfordert. Ästhetik ist laut Leitlinien kein Grund. Für Werbeartikel ist das ein praktischer Punkt: Der Wunsch nach einem „cleanen" Design rechtfertigt nicht, die Chargennummer wegzulassen, wenn sie auf den Artikel passt.

Sprache: die Sprache des Ziellandes

Die Sprache der Anleitungen bestimmt der Mitgliedstaat, in dem das Produkt in Verkehr gebracht wird. Die Seminarunterlagen der estnischen TTJA aus 2025 sind eindeutig: Informationen sind in einer für Verbraucher leicht verständlichen Sprache bereitzustellen, in Estland auf Estnisch. Verteilen Sie denselben Artikel in Deutschland oder Österreich, benötigen Sie die dort verlangte Sprache.

Werbeartikel mit höherem Risiko

Nach den Leitlinien müssen Hersteller besonders auf schutzbedürftige Verbraucher achten: Kinder, ältere Menschen und Menschen mit Behinderungen. Produkte, die Kinder anziehen oder Lebensmitteln ähneln, sind auch dann zu bewerten, wenn sie nicht für Kinder bestimmt sind; eine Altershinweis-Kennzeichnung kann nötig sein. Für ein Werbeartikelsortiment bedeutet das:

• Artikel für Kinder oder mit Anziehungskraft auf Kinder – Plüschtiere, Stressbälle, bunte Kleinteile und Süßigkeiten-ähnliche Produkte. Für Spielzeug gelten zusätzlich eigene Spielzeugsicherheitsregeln und die CE-Kennzeichnung; fragen Sie, ob der Artikel ein Spielzeug ist und welche Konformitätserklärung vorliegt.
• Elektronik mit Akku – Powerbanks, Lautsprecher und Leuchten mit eigenen Anforderungen an Elektrogeräte. Die TTJA weist darauf hin, dass Anleitungen für normale Verbraucher in Estland auf Estnisch vorliegen müssen. Sehen Sie sich unsere Elektronik-Kategorie zusammen mit den Lieferantenunterlagen an.
• Artikel mit Lebensmittelkontakt – Trinkflaschen und Tassen, Schneidebretter und Dosen, für die zusätzlich Regeln für Lebensmittelkontaktmaterialien gelten.
• Textilien mit Hautkontakt – T-Shirts, Mützen und Handtücher. Fragen Sie nach der Faserkennzeichnung und möglichst nach einem Zertifikat wie OEKO-TEX.
• Lanyards und Kordeln – für Veranstaltungen mit Kindern und Jugendlichen eine Variante mit Sicherheitsverschluss wählen.

Was Sie den Lieferanten vor der Bestellung fragen sollten: Checkliste

Nehmen Sie diese Fragen in Ihre Angebotsanfrage auf, dann kommen die Antworten mit dem Angebot und Sie müssen während der Produktion nicht nachhaken.

1. Wer ist im Sinne der GPSR Hersteller dieses Produkts, und wessen Name und Adresse kommen auf Produkt oder Verpackung?
2. Stammt das Produkt aus einem Drittland? Wenn ja, wer ist Einführer und verantwortliche Person in der EU?
3. Wie wird die Rückverfolgbarkeit sichergestellt – trägt jedes Produkt oder jede Verpackung eine Chargen- oder Typennummer?
4. Kann das Produkt ohne Anleitung sicher verwendet werden? Wenn nicht, liegen Anleitung und Warnhinweise in den Sprachen der Zielländer vor?
5. Ist das Produkt ein Spielzeug, ein Elektrogerät oder ein Lebensmittelkontaktmaterial? Welche Konformitätserklärung oder welcher Prüfbericht liegt vor?
6. Hat der Hersteller eine Risikoanalyse durchgeführt, und sind die technischen Unterlagen auf Anfrage für Behörden verfügbar?
7. Beeinflusst das Veredelungsverfahren (z. B. UV-Druck, Gravur oder Textildruck) die Sicherheit oder die Lebensmittelkontaktfläche?
8. Was tut der Lieferant, wenn eine Gefahr entdeckt wird – wer meldet an die Behörde und wie läuft ein Rückruf ab?

Bei Logotrade holen wir diese Angaben bei der Angebotserstellung von den Lieferanten ein und vermerken, wo sie sich auf dem Produkt befinden. Das passende Veredelungsverfahren wählen wir so, dass Pflichtangaben nicht verdeckt werden. Das gesamte Sortiment finden Sie im Produktkatalog.

Beispiel: Geschenktaschen für einen Familientag

Beispiel: Ein Unternehmen veranstaltet einen Familientag und möchte 300 Besuchern eine Tasche mit Trinkflasche mit Logo, Plüschtier und Reflektor schenken. Alle drei Artikel erreichen Verbraucher, auch Kinder.

1. Risiko-Screening. Das Plüschtier ist für Kinder bestimmt und damit Spielzeug. Die Flasche hat Lebensmittelkontakt. Der Reflektor hat eine eigene Norm und Kennzeichnung.
2. Lieferantenanfrage. Für jeden Artikel werden die Fragen der Checkliste gestellt; beim Spielzeug zusätzlich CE-Kennzeichnung, Altershinweis und Konformitätserklärung.
3. Platzierung der Angaben. Chargennummer und Herstellerangaben der Flasche stehen am Boden, das Logo an der Seite. Das Plüschtier hat ein eingenähtes Etikett, das vom Logo nicht verdeckt wird.
4. Sprache. Warnhinweis des Spielzeugs und Pflegehinweis der Flasche stehen in der Landessprache auf einer Karte in der Tasche.
5. Dokumentation. Das Unternehmen speichert Lieferantenunterlagen und Chargennummern. Tritt später ein Chargenproblem auf, ist klar, wo und wie viele Artikel verteilt wurden.

Dieses Vorgehen verlängert das Projekt kaum, verhindert aber, dass nach der Veranstaltung niemand weiß, wer das Produkt hergestellt hat und aus welcher Charge es stammt.

Wenn etwas schiefgeht: Unfall, Meldung und Rückruf

Die GPSR hat die Meldungen von Unternehmen an einer Stelle gebündelt: dem Safety Business Gateway. Nach der Bekanntmachung der Kommission (C/2025/6238) meldet der Hersteller darüber Unfälle mit Todesfolge oder schweren gesundheitlichen Schäden „unverzüglich". Einführer und Händler informieren den Hersteller. Hält ein Händler ein Produkt für gefährlich oder fehlen Identifizierungsangaben, muss er sicherstellen, dass die Behörden sofort informiert werden.

Ist ein Rückruf nötig, muss Verbrauchern eine wirksame und kostenlose Abhilfe angeboten werden. Laut der Kanzlei Fieldfisher mindestens zwei von drei Optionen: Reparatur, Ersatz oder Erstattung. Eine Rückrufmitteilung darf das Risiko nicht mit Wörtern wie „freiwillig" oder „vorsorglich" verharmlosen. Warnungen vor gefährlichen Produkten werden im öffentlichen Safety-Gate-System veröffentlicht, das das frühere RAPEX ersetzt hat.

Für Besteller von Werbeartikeln heißt das: Sie sollten wissen, wohin die Produkte gegangen sind. Eine einfache Tabelle mit Veranstaltung, Menge und Chargennummer genügt, um Empfänger bei einem Rückruf zu erreichen.

Häufige Fehler

• „Es ist ein Gratisgeschenk, die Regeln gelten nicht." Nach den Leitlinien umfasst die Bereitstellung auch die unentgeltliche Abgabe im Rahmen einer Geschäftstätigkeit.
• Die Chargennummer wird dem Design geopfert. Ästhetik ist kein Grund, Pflichtangaben vom Produkt zu entfernen.
• Warnhinweise nur auf Englisch. Sicherheitsinformationen müssen in der Sprache des Ziellandes vorliegen, in Estland auf Estnisch.
• Das billigste Online-Angebot ohne EU-Ansprechpartner. Fehlt eine in der EU niedergelassene verantwortliche Person, sucht die Behörde den Verantwortlichen beim nächsten Glied Ihrer Kette.
• Erwachsenen-Werbeartikel bei Kinderveranstaltungen. Kleinteile und Kordeln brauchen eine zusätzliche Prüfung.
• Unterlagen werden nicht aufbewahrt. Hersteller und Einführer müssen die Unterlagen 10 Jahre aufbewahren. Als Besteller brauchen Sie nur Lieferantenangaben und Chargennummern – aber die sollten Sie behalten.

Weitere praktische Leitfäden zu Qualität, Elektronik und Herkunft finden Sie in unserem Blog. Ein Blick auf in Estland hergestellte Werbeartikel lohnt sich ebenfalls: Der Hersteller ist nah, die Unterlagen sind leicht verfügbar.

Häufig gestellte Fragen

Gilt die GPSR auch für Produkte, die wir verschenken statt verkaufen?

Ja, wenn sie Verbraucher erreichen. Nach den Leitlinien der Kommission ist Bereitstellung die Abgabe im Rahmen einer Geschäftstätigkeit, entgeltlich oder unentgeltlich.

Fallen auch Artikel nur für Mitarbeitende darunter?

Mitarbeitende nutzen einen geschenkten Thermobecher oder eine Powerbank wie jeder Verbraucher, daher ist es sinnvoll, dieselben Anforderungen anzuwenden. Für reine Arbeitsmittel (z. B. persönliche Schutzausrüstung) gelten eigene Regeln.

Braucht jeder Kugelschreiber eine Chargennummer?

Identifizierungsangaben gehören auf das Produkt. Ist es dafür zu klein, dürfen sie auf der Verpackung oder einem Begleitdokument stehen. Die genaue Lösung vereinbaren Sie mit dem Lieferanten.

Kann ein QR-Code gedruckte Angaben ersetzen?

Nein. Digitale Informationen können die physische Kennzeichnung ergänzen, aber nicht ersetzen.

Wer überwacht die Produktsicherheit in Estland?

Die Verbraucherschutz- und Technikaufsichtsbehörde TTJA. In Estland wurde die GPSR durch Änderungen des Produktkonformitätsgesetzes umgesetzt. In anderen Ländern sind die jeweiligen Marktüberwachungsbehörden zuständig.

Was tun, wenn sich ein verteiltes Produkt als gefährlich erweist?

Informieren Sie sofort Lieferant und Hersteller und sammeln Sie Daten, wo und wann die Produkte verteilt wurden. Gefährliche Produkte werden den Behörden über das Safety Business Gateway gemeldet.

Die Erfahrung von Logotrade

Logotrade OÜ ist seit 2004 in Tallinn tätig und hilft Unternehmen, Geschenke mit Logo auszuwählen, zu gestalten und zu bestellen. Wir sind Mitglied der internationalen Werbeartikel-Netzwerke PSI und ASI sowie der Estnischen Industrie- und Handelskammer. Fragen der Produktsicherheit gehören bei uns zu jedem Angebot. Abgeschlossene Projekte sehen Sie in unserem Portfolio.

Senden Sie Ihre Idee, Zielgruppe und Menge an logo@logo.ee oder nutzen Sie unsere Kontaktseite. Im Angebot bestätigen wir Lieferzeit, Mindestmenge, Preis und die Sicherheitsunterlagen, die dem Produkt beiliegen.

Quellen

• Verordnung (EU) 2023/988 über die allgemeine Produktsicherheit, EUR-Lex
• Leitlinien der Europäischen Kommission zur Anwendung der GPSR durch Unternehmen (C/2025/6233)
• Bekanntmachung der Kommission zum Safety Business Gateway (C/2025/6238)
• Seminarunterlagen der estnischen TTJA zur Produktsicherheit (2025, Estnisch)
• Access2Markets: die EU-Produktsicherheitsverordnung
• Fieldfisher: Rückrufpflichten nach der GPSR