Liikelahjojen esittely johdolle: kopioitava diapohja

Onko mieleenpainuvin lahjaidea aina johdolle paras vaihtoehto? Ei välttämättä. Jos budjettia, määrää, suunnittelua ja tuotannon aikataulua ei esitetä rinnakkain, sopivan liikelahjan vertailu voi venyä eikä valinnan tarkoitusta ole helppo perustella. Liikelahjojen esittely johdolle -pohja auttaa kokoamaan päätöksentekoon tarvittavat tiedot yhteen selkeään kehykseen.

Valintaa ei tehdä pelkän tuotteen ulkonäön perusteella. Johto tarvitsee kokonaiskuvan siitä, kenelle lahja on tarkoitettu, mitä sillä halutaan saavuttaa ja mitkä kustannukset on tarkistettava ennen tilaamista. Tästä oppaasta löydät kopioitavan esitysrakenteen, jonka avulla voit verrata lahjaideoita samoilla kriteereillä, nostaa esiin merkintään ja aikatauluun liittyvät kysymykset ja esittää selkeän suosituksen.

Logotrade tarjoaa liikelahjoja, suunnittelupalveluja ja tuotteiden painatuspalveluja. Voit muokata alla olevaa pohjaa yrityksesi tavoitteen, kohderyhmän ja tilauksen yksityiskohtien mukaan ja käyttää sitä seuraavasta vaiheesta sopimiseen.

Mitä liikelahjaesityksen on selitettävä johdolle päätöksentekoa varten?

Liikelahjaesitys yhdistää lahjaidean tarkoituksen, saajat, valintakriteerit ja johdolta odotetun päätöksen. Hyvin laadittu pohja auttaa näyttämään, kenelle lahja on tarkoitettu, mitä tilannetta se tukee ja miten ehdotettu idea eroaa vaihtoehdoista. Näin johto voi arvioida valintaa tarvittavien tietojen eikä pelkän tuotenimen perusteella.

Mihin johdon kysymyksiin esityksen on vastattava?

Aloita siitä, kuka lahjan saa ja missä tilanteessa se ojennetaan. Kumppanille tarkoitettu kiitoslahja voi tukea yhteistyösuhteen ylläpitoa, kun taas henkilöstölle tarkoitettu lahja voi liittyä yrityksen tapahtumaan. Pidä nämä tavoitteet esityksessä erillään, jotta ideoita arvioidaan oikean kohderyhmän ja käyttötilanteen mukaan.

Perustele sen jälkeen, miksi valittu idea sopii paremmin kuin muut harkitut vaihtoehdot. Vertaa niitä samoilla periaatteilla, esimerkiksi käyttötarkoituksen, saajalle sopivuuden ja logomerkinnän mahdollisuuden perusteella. Johto ei tarvitse pitkää luetteloa satunnaisia tuotteita vaan harkitun valikoiman ja lyhyen perustelun jokaisesta vaihtoehdosta.

Muotoile myös haettava päätös. Tarvitsetko hyväksynnän ideoiden jatkoarviointiin, budjettikehyksen vahvistuksen, päätöksen yhdestä tuotevaihtoehdosta vai suunnittelun toimeksiannon hyväksynnän? Kun päätös on selvä, johto voi keskittyä olennaiseen, eikä seuraava työvaihe jää arvailun varaan.

Miten toimeksianto määritellään ennen ideoiden valintaa?

Kirjaa lähtötiedot ennen tuotteiden etsimistä. Ne auttavat vertaamaan ideoita ja myöhemmin pyytämään tarjousta. Käytä täytettäviä kenttiä, älä arvioituja hintoja tai vahvistamattomia tuotantoaikoja.

• Saajat: kenelle lahja on tarkoitettu ja mitä suhdetta tai käyttötilannetta se tukee?
• Tilaisuus ja tavoite: milloin lahja ojennetaan ja mitä sillä halutaan viestiä?
• Suunniteltu määrä: kuinka monta lahjaa tarvitaan? Merkitse, onko määrä alustava vai vahvistettu.
• Budjettikehys: lisää yrityksen vahvistettava summa tai merkintä ”tarkentuu”. Älä esitä tarkistamatonta hintaa.
• Päätöksenteko: kuka vastaa, mihin päivään mennessä päätös tarvitaan ja mitkä hyväksynnät on saatava?

Tämä toimeksianto on esityspohjan perusta. Logotrade on toiminut mainos- ja liikelahjojen alalla vuodesta 2004. Selkeät lähtötiedot auttavat suunnittelemaan seuraavat vaiheet tuotevalikoimasta keskustelemisesta suunnittelun ja merkinnän tarkentamiseen.

Miten liikelahjaideoita verrataan johdolle ymmärrettävästi?

Johto pystyy arvioimaan vaihtoehtoja, kun jokaisesta ideasta esitetään samat tiedot. Koosta vertailu taulukkoon ja erota vahvistetut tiedot niistä, jotka on vielä tarkistettava toimittajalta. Näin on helpompi nähdä, mikä idea vastaa toimeksiantoa ja mitkä kysymykset on ratkaistava ennen tilaamista.

Mitkä valintakriteerit auttavat erottamaan lahjaideat toisistaan?

Arvioi kaikki ideat samojen kysymysten avulla: sopiiko se saajalle, voiko sitä käyttää ja sopiiko se luovutustilanteeseen? Perustele arvio lyhyesti. Kerro esimerkiksi, missä tilanteessa tuotetta voi käyttää, äläkä jätä taulukkoon pelkkää sanaa ”käytännöllinen”. Jos käytät pisteytysasteikkoa, määrittele etukäteen, mitä kukin arvosana tarkoittaa. Merkitse tuntematon hinta, saatavuus tai tuotantoaika erikseen.

Miten lahjabudjetti perustellaan lupaamatta liikoja?

Näytä laskelma avoimesti: vahvistettu määrä kerrottuna vahvistetulla kappalehinnalla antaa tuotteiden kokonaiskustannuksen. Kysy, sisältääkö tarjous merkinnän ja suunnittelun. Kerro, mitä käyttöä tai asiakassuhdetta valinta tukee, mutta älä lupaa tiettyä tuottoa. Päätä perusteltuun suositukseen: selitä, miksi yksi idea vastaa toimeksiantoa parhaiten ja mitä on vielä vahvistettava. Tutustu myös mainoslahjavalikoimaamme. Budjetin perustelemisen vaiheet löydät artikkelista Miten perustella liikelahjabudjetti esihenkilölle: 5 vaiheen opas.

Liikelahjojen esittely johdolle: kopioitava pohja dia kerrallaan

Kopioi alla oleva rakenne esitysohjelmaan ja täytä kentät yrityksesi tiedoilla. Anna jokaiselle dialle yksi tehtävä: selittää toimeksianto, verrata ideoita tai pyytää tiettyä hyväksyntää. Pohja toimii parhaiten, kun vertailussa on vain todella harkittuja vaihtoehtoja ja tarkistamattomat tiedot on merkitty selvästi.

Dia 1. Tavoite ja päätös

Täytä: lahjan tavoite [___]; saajat [___]; tilaisuus tai luovutustilanne [___]; johdolta haettava päätös [___].

Ohje: aloita päätöksestä, jota tarvitset. Muotoile se yhdellä lauseella, esimerkiksi pyydätkö hyväksyntää lahjaidean jatkovalmistelulle vai yhden esitellyn vaihtoehdon valintaa.

Dia 2. Toimeksianto

Täytä: suunniteltu määrä [___]; budjettikehys [___]; toivottu luovutuspäivä [___]; päätöksen määräaika [___]; vastuuhenkilö [___]; tarvittavat hyväksynnät [___].

Ohje: merkitse, ovatko määrä ja budjetti vahvistettuja vai alustavia. Älä lisää arvioituja hintoja tai määräaikoja. Jos tietoa ei vielä ole, kirjoita ”tarkentuu” ja kerro, kuka sen vahvistaa.

Dia 3. Ideoiden vertailu

Täytä jokaisesta vaihtoehdosta: idea [___]; sopivuus saajalle ja käyttö [___]; merkintämahdollisuus [___]; määrä [___]; hinta [___]; tuotantoaika [___]; vahvistusta vaativat tiedot [___].

Ohje: vertaa kahta tai kolmea vaihtoehtoa vain, jos ne on työstetty loppuun. Jos toimittaja ei ole vahvistanut hintaa tai tuotantoaikaa, merkitse kenttään ”vahvistettavana”. Älä lisää vertailuun ideoita vain taulukon täyttämiseksi.

Dia 4. Suositus ja perustelu

Täytä: suositeltu vaihtoehto [___]; pääasiallinen perustelu [___]; sopivuus saajalle ja tilanteeseen [___]; kompromissit tai avoimet kysymykset [___].

Ohje: sido suositus toimeksiantoon. Selitä, minkä tunnettujen kriteerien perusteella vaihtoehto sopii, ja nimeä seikat, jotka on vahvistettava ennen tilaamista.

Dia 5. Päätöksen jälkeen

Täytä: hyväksyttävä vaihtoehto tai budjettikehys [___]; suunnittelun lähtötiedot [___]; merkinnän hyväksyjä [___]; seuraavan vaiheen vastuuhenkilö [___]; määräaika [___].

Ohje: päätä esitys konkreettiseen päätöspyyntöön, älä yleiseen palautetoiveeseen. Esimerkiksi: ”Pyydämme hyväksymään vaihtoehdon [___] ja budjettikehyksen [___], jotta voimme tarkentaa suunnittelun toimeksiannon ja merkinnän.”

Esimerkki yhteenvedosta: ”Suosittelemme valitsemaan [idea], koska se vastaa parhaiten [saajien ja käyttötilanteen] tarpeita. Ennen tilaamista on vahvistettava [hinta, tuotantoaika tai merkinnän toteutettavuus]. Pyydämme johtoa hyväksymään [vaihtoehdon, budjettikehyksen tai suunnittelun toimeksiannon].”

Miten hinnat, merkintä ja tuotannon aikataulu tarkistetaan ennen päätöstä?

Tarkista ennen johdolle esittämistä, mitkä tiedot on kunkin vaihtoehdon osalta vahvistettu ja mihin tarvitaan vielä vastaus. Esitys on luotettava päätöksenteon pohja, kun hinta, määrä, merkintä ja tuotantoajan tarkistus esitetään läpinäkyvästi. Älä lisää vahvistamatonta hintalukua äläkä lupaa tiettyä luovutuspäivää ennen toimittajan vahvistusta.

Käytä ennen päätöstä yksinkertaista tarkistuslistaa:

• Tuote: ovatko valitun tuotteen kuvaus ja tarvittavat ominaisuudet tarjouksessa yksiselitteisiä?
• Määrä: verrataanko kaikkia vaihtoehtoja saman suunnitellun määrän perusteella?
• Hinta: sisältääkö tarjous kappalehinnan ja kokonaiskustannuksen, ja kerrotaanko siinä, mitä hinta kattaa?
• Merkintätapa: onko logomerkinnän mahdollisuus tarkistettu tuotteen ja suunnittelun osalta?
• Suunnittelutiedosto: onko sopiva tiedosto olemassa vai onko se valmisteltava?
• Tuotantoaika: onko toimittaja vahvistanut aikataulun ja sopiiko se suunniteltuun luovutukseen?

Kysy tarjouksessa erikseen, sisältyvätkö hintaan painatus, suunnittelutyö ja muut merkintään liittyvät työt. Jos jokin kustannus tai ehto on epäselvä, merkitse se esitykseen ”vahvistettavana” äläkä käsittele sitä vahvistettuna tosiasiana. Näin johto ymmärtää, minkä tietojen perusteella päätös tehdään ja mitä on vielä tarkennettava ennen tilaamista.

Miten logomerkintä valitaan ja suunnittelu valmistellaan?

Kuvaa, mitä logoa haluat käyttää ja mitkä suunnittelutiedostot ovat saatavilla. Merkintätavan sopivuus voi riippua tuotteen materiaalista, pinnasta ja suunnittelusta, joten kysy toimittajalta, mitä tapaa kyseisessä vaihtoehdossa voi käyttää. Lisää esitysmateriaaliin luonnos tai malli vain havainnollistavana kuvana ja merkitse sen tila selvästi. Mallikuva ei automaattisesti tarkoita, että lopullinen suunnittelu tai painatus olisi hyväksytty. Tutustu myös tuotteiden painatuspalveluihin.

Mitkä virheet voivat sekoittaa johdon päätöksen?

Vertaa ideoita saman määrän ja vertailukelpoisten hintaehtojen perusteella. Älä aseta vahvistettua tarjousta ja tarkistamatonta arviota rinnakkain erottamatta niitä toisistaan. Vältä myös näyttöön perustumattomia väitteitä esimerkiksi tietystä myyntivaikutuksesta tai mitatusta vastuullisuustuloksesta. Esitä tällaisia väitteitä vain, jos niiden tueksi on tarkistettavaa näyttöä.

Jos merkinnästä tai hinnasta jää kysymyksiä, pyydä tarkennusta tuotteiden painatuksesta ja suunnittelusta ennen johdon lopullista päätöstä.

Esityksestä tilaukseen: miten Logotrade voi valmistella valinnan toteutusta varten?

Johdon hyväksyntä on seuraavan työvaiheen alku. Valittu idea voidaan valmistella tilaukseksi selkeän toimeksiannon, sovitun suunnittelun ja vahvistetun merkinnän avulla. Pohja auttaa miettimään tämän siirtymän läpi, kun päätökseen on kirjattu, mitä hyväksyttiin ja mitä on vielä tarkennettava.

Logotrade tarjoaa liikelahjoja, suunnittelupalveluja ja tuotteiden painatuspalveluja ja on toiminut alalla vuodesta 2004. Aiempia töitä näet referenssisivultamme. Yhteistyön lähtökohta on hyväksymänne toimeksianto, jonka pohjalta voidaan keskustella tuotevalikoimasta, suunnittelusta ja merkinnästä ennen tilauksen vahvistamista.

Mitä tukea tilaaja voi pyytää ennen tuotannon vahvistamista?

Ennen tilaamista voit tarkentaa, mitkä lahjaideat sopivat nimetyille saajille ja luovutustilanteeseen. Kerro tavoite, suunniteltu määrä ja budjettikehys, jotta vaihtoehdoista keskustellaan todellisen tarpeen pohjalta. Tarkista sopivat tuotteet voimassa olevasta valikoimasta, sillä saatavuus voi muuttua.

Sovi sen jälkeen suunnittelun lähtötiedoista: mitä logoa käytetään, mihin se voisi sijoittua ja mitä merkintätapaa tuotteelle harkitaan. Pyydä myös tarkistamaan suunnittelutiedoston soveltuvuus ja kysy, mitkä suunnittelu- tai painotyöt sisältyvät tarjoukseen. Tarkista hinta, tuotantoaika ja saatavuus toimittajalta ennen lopullisen ehdotuksen esittämistä johdolle. Merkitse vahvistamattomat tiedot selvästi avoimiksi.

Miten tarjouspyyntö valmistellaan Tallinnassa tai muualla Virossa?

Kokoa tarjouspyyntöön tarvittavat tiedot, jotta valinnan ja toteutuksen yksityiskohdat voidaan arvioida yksiselitteisesti:

• lahjan saajat ja luovutustilanne;
• suunniteltu määrä ja budjettikehys;
• toivottu luovutusajankohta;
• logo- tai suunnittelutiedosto ja toivottu merkintätapa, jos ne ovat tiedossa;
• johdon hyväksymä vaihtoehto tai tarkennusta vaativat kysymykset.

Tutustu ensin mainostuotteiden valikoimaan ja lisää tarjouspyyntöön linkit sopiviin tuotteisiin, kun olet löytänyt ne. Jos haluat paikallisen yhteyshenkilön, Logotrade sijaitsee Tallinnassa osoitteessa Pärnu maantee 160 A.

Lähetä tarjouspyyntö, jossa kerrot määrän, toivotun aikataulun ja suunnittelun lähtötiedot, jotta sopiva tuotevalikoima, hinta ja tuotantoaika voidaan tarkentaa. Lisää tarvittaessa budjettikehys ja merkitse, mitkä asiat johto on jo hyväksynyt. Lähetä tarjouspyyntö Logotradelle.

Vie lahjaidea selkeään päätökseen

Johdolle tarkoitettu esitys toimii, kun se yhdistää lahjan tavoitteen, saajat ja haettavan päätöksen. Liikelahjojen esittely johdolle -pohja auttaa vertaamaan ideoita samoilla kriteereillä ja tuomaan esiin, mitkä hinnat, merkinnän yksityiskohdat ja tuotantoajat on vahvistettu tai vaativat vielä tarkistusta.

Kopioitava diarakenne auttaa esittämään toimeksiannon, vertailtavat vaihtoehdot, perustellun suosituksen ja seuraavat vaiheet. Tarkista ennen tilaamista määrän, hinnan, suunnittelun, merkinnän ja tuotantoajan ehdot toimittajalta. Näin johto voi päättää tunnettujen tietojen pohjalta ja valittu idea on helpompi valmistella tilaukseksi.

Logotrade tarjoaa liikelahjoja, suunnittelupalveluja ja tuotteiden painatuspalveluja ja toimii Tallinnassa. Jos tarvitset tukea valinnan suunnitteluun, pyydä henkilökohtaista neuvontaa liikelahjojen valintaan. Kerro tarjouspyynnössä kohderyhmä, määrä ja toivottu luovutusajankohta, jotta seuraava vaihe on konkreettinen ja harkittu.

Lue myös

• Miten perustella liikelahjabudjetti esihenkilölle: 5 vaiheen opas
• Motivoivat lahjat henkilöstölle: käytännön opas valintaan ja tilaamiseen
• Yrityslahja: miten valita mieleenpainuva ja tuloverovapaa liikelahja
• Liikelahjat vai mainoslahjat yrityksellesi?

Usein kysyttyä liikelahjaesityksestä

Mitä dioja liikelahjojen esittelyn johdolle pitäisi sisältää?

Esityksessä voi olla dia tavoitteesta ja saajista, yhteenveto toimeksiannosta, vertailtavien ideoiden taulukko, perusteltu suositus ja päätöksen jälkeiset vaiheet. Kerro heti alussa, mitä hyväksyntää odotat johdolta – esimerkiksi haluatko vahvistuksen yhdelle lahjaidealle, budjettikehykselle vai suunnittelun toimeksiannolle. Pidä jokaisessa diassa yksi keskeinen kysymys, jotta esitystä on helppo seurata ja päätöksenteko keskittyy olennaiseen.

Miten liikelahjabudjetti perustellaan johdolle?

Perustele budjetti vahvistetun määrän ja kappalehinnan avulla ja näytä, mistä kokonaiskustannus muodostuu. Tarkista, sisältääkö tarjous merkinnän ja suunnittelun vai onko ne laskettava erikseen. Kerro, mille saajaryhmälle lahja on tarkoitettu ja mitä käyttötilannetta se tukee. Älä lupaa tiettyä tuottoa äläkä esitä vahvistamattomia hintalukuja. Merkitse oletukset ja avoimet kysymykset selvästi.

Mitä liikelahjojen vertailutaulukon on sisällettävä?

Esitä vertailutaulukossa jokaisesta ideasta tuotteen kuvaus, saaja, suunniteltu käyttö, merkintämahdollisuus ja määrä. Lisää hinta ja tuotantoaika vasta, kun toimittaja on vahvistanut ne. Jos tietoja puuttuu, merkitse kyseiseen kenttään ”vahvistettavana”. Käytä kaikissa vaihtoehdoissa samoja vertailukenttiä ja lisää lyhyt perustelu siitä, miten vaihtoehto vastaa toimeksiantoa. Näin johto erottaa tosiasiat oletuksista.

Miten valitaan sopiva merkintätapa yrityksen logolla varustetulle lahjalle?

Sopiva merkintätapa valitaan kyseisen tuotteen materiaalin, pinnan ja logon suunnittelun perusteella. Kerro toimittajalle, mitä logoa käytät, ja toimita olemassa oleva suunnittelutiedosto. Kysy, mitkä merkintävaihtoehdot sopivat tuotteelle ja tarvitseeko tiedostoa valmistella. Älä pidä alustavaa mallia lopullisena hyväksyntänä. Sovi logon sijoittelusta ja suunnittelusta erikseen ennen tilaamista.

Milloin liikelahjojen hinta ja tuotantoaika on vahvistettava toimittajalta?

Kysy hintaa ja tuotantoaikaa ennen kuin esität johdolle lopullisen ehdotuksen tai vahvistat tilauksen. Tarkenna tarjouspyynnössä tuote, määrä, merkintätapa ja suunnittelutyön tarve, sillä tarjouksen ehtojen on vastattava suunniteltua tilausta. Pyydä vahvistamaan myös saatavuus ja se, mitä hinta sisältää. Jos vastausta ei vielä ole, merkitse esitysmateriaaliin hinta tai aikataulu ”vahvistettavana” äläkä esitä sitä tosiasiana.

Auttaako Logotrade valitsemaan ja suunnittelemaan yrityksen logolla varustettuja liikelahjoja?

Kyllä. Logotrade tarjoaa liikelahjoja, suunnittelupalveluja ja tuotteiden painatuspalveluja ja auttaa yrityksiä suunnittelemaan lahjaratkaisuja. Kokoa tarjouspyyntöön saajat, määrä, toivottu luovutusajankohta ja olemassa olevat suunnittelutiedot, jotta sopivasta tuotevalikoimasta ja toteutuksesta voidaan keskustella. Logotrade on toiminut mainos- ja liikelahjojen alalla vuodesta 2004 ja sijaitsee Tallinnassa osoitteessa Pärnu maantee 160 A.

Lähteet

• Viron vero- ja tullihallitus (EMTA): Mainoslahjat (arvonlisävero ja tulovero, Viro) (viroksi)
• Viron vero- ja tullihallitus (EMTA): Luontoisedut ja henkilöstöedut (Viro) (viroksi)

Esimerkkejä esitykseen saa tuotevalikoimasta, ja mainosmateriaalien suunnittelu auttaa näyttämään johdolle, miltä lahjat logolla näyttävät valmiina. Lisää vinkkejä löytyy blogista.