Messuosaston mainosmateriaalien suunnitteluopas

Messuilla ei voita osasto, jolla on eniten ilmaistavaraa. Voittaja on osasto, jonka materiaalit antavat kävijälle selkeän syyn pysähtyä, aloittaa keskustelu ja muistaa yrityksenne tapaamisen jälkeen. Tämä opas messuosaston mainosmateriaalien suunnitteluun auttaa muuttamaan mainostuotteet kuluerästä myyntityökaluksi – sellaiseksi, joka tukee sekä osastokokemusta että messujen jälkeistä jatkotyötä.

Aloittakaa messujen tavoitteesta, ei tuoteluettelosta

Mainosmateriaalien valinnan pitäisi syntyä ennen kaikkea vastauksesta kysymykseen: mitä haluatte messuilta saavuttaa? Jos tavoitteena on kerätä mahdollisimman paljon uusia kontakteja, tarvitsette nopeasti jaettavia ja laajalle kohderyhmälle sopivia tuotteita. Jos tapaatte nykyisiä avainasiakkaita tai mahdollisia yhteistyökumppaneita, kannattaa panostaa pienempään määrään, mutta tuntumaltaan parempiin ja koetulta arvoltaan korkeampiin lahjoihin.

Tavoite vaikuttaa myös siihen, mitä osastolla sanotaan. Esimerkiksi juomapullo tai laadukas termosmuki voi olla hyvä keskustelun avaaja, mutta sen todellinen arvo syntyy, kun tuote liittyy tarjontaanne. Ohjelmistoyritys voi korostaa sujuvaa työpäivää, kiinteistökehittäjä kestävää kaupunkitilaa ja työnantaja välittävää kulttuuriaan. Tuotteen ei tarvitse kertoa koko tarinaa, mutta sen on annettava sille oikea sävy.

Määrittäkää ennen valintaa yksi päätulos: tapaamisten määrä, laadukkaat kontaktit, demovaraukset, asiakassuhteiden hoitaminen tai työnantajabrändin näkyvyys. Jos tavoitteita on useita, jakakaa materiaalit roolien mukaan. Näin arvokas liikelahja ei päädy satunnaisen kävijän käsiin eikä nopeasti jaettava tuote jää takahuoneen laatikkoon.

Jakakaa materiaalit kolmeen selkeään ryhmään

Hyvin suunnitellulla messuosastolla kaikki mainostuotteet eivät ole samanarvoisia. Kävijät eroavat toisistaan kiinnostuksen, päätösvallan ja tapaamisen syvyyden osalta. Siksi on järkevää luoda kolmiportainen järjestelmä: huomion herättävät tuotteet, syvällisemmän keskustelun tuotteet ja avainkontaktien lahjat.

Huomion herättävien tuotteiden on oltava käytännöllisiä, helposti napattavia ja logoltaan näkyviä. Esimerkiksi kynät, kassit, kaulanauhat, muistikirjat, puhelintarvikkeet tai pienet makeiset toimivat hyvin, kun niiden ulkoasu on puhdas ja käyttötarkoitus heti ymmärrettävä. Niiden tehtävä ei ole päättää kauppaa, vaan houkutella ihminen osaston lähelle ja jättää hänelle konkreettinen muistutus.

Syvällisemmän keskustelun tuote annetaan ihmiselle, jonka kanssa on syntynyt todellinen kontakti. Tähän sopivat laadukkaammat juoma-astiat, älykkäät toimistotarvikkeet, sukat, sateenvarjot tai harkitut setit. Niiden ei tarvitse olla ylellisiä, mutta niiden laadun on vahvistettava, että yrityksenne arvostaa aikaa, jonka kävijä käytti keskusteluun.

Avainkontakteille tarkoitettujen lahjojen kannattaa olla henkilökohtaisempia ja määrältään rajattuja. Eksklusiivisempi designlahja, kaiverrettu tuote tai eurooppalaista alkuperää oleva erikoisratkaisu antaa tapaamiselle painoarvoa. Tavoitteena ei ole pelkästään tehdä vaikutus, vaan osoittaa, että olette kumppani, joka osaa huomioida ja investoi suhteisiin tietoisesti.

Messuosaston mainosmateriaalien suunnittelu: oikeat määrät

Määrää laskettaessa tehdään usein kaksi vastakkaista virhettä: tilataan liian vähän, koska ylijäämää ei haluta, tai liian paljon, koska messukävijöiden määrä tuntuu suurelta. Oikea määrä riippuu siitä, kuinka moni todella saapuu osastollenne ja millaista toimintaa heiltä odotatte.

Aloittakaa järjestäjän ennusteesta, mutta älkää käyttäkö sitä jaettavien tuotteiden määränä. Jos messuille osallistuu 3000 ihmistä, se ei tarkoita, että osastollenne saapuu 3000 kävijää. Arvioikaa osastonne sijainti, ohjelma, näkyvyys ja alan osuvuus. Ensimmäistä kertaa osallistuttaessa voi suunnitella, että 10-25 prosenttia kävijöistä on aktiivisesti tekemisissä kanssanne. Vahvan tunnettuuden, hyvän sijainnin tai lavaohjelman ansiosta osuus voi olla suurempi.

Nopeasti jaettavaa tuotetta kannattaa tilata 10-15 prosenttia enemmän kuin aktiivisten kävijöiden arvioitu määrä. Keskustelutuotteiden määrän voi perustaa tiimin todelliseen kykyyn käydä syvällisiä tapaamisia. Jos osastolla työskentelee kaksi ihmistä ja messut kestävät yhden päivän, 400 perusteellisen kontaktin suunnitteleminen ei ole realistista. Rajatut liikelahjat kannattaa tietoisesti varata etukäteen kutsutuille asiakkaille, tärkeille kumppaneille ja myyntitiimin tunnistamille laadukkaille kontakteille.

Ylijäämä ei automaattisesti ole tuhlausta. Hyvin valitut logotuotteet löytävät käyttöä seuraavassa asiakastapaamisessa, rekrytointitapahtumassa tai henkilöstön palkitsemisessa. Tuhlausta syntyy, kun tilaatte tuotteen, jolla ei ole roolia messuilla eikä messujen jälkeen.

Valitkaa tuotteita, joita ihminen todella käyttää

Mieleenpainuvin mainoslahja ei aina ole kallein. Brändi jää usein mieleen tuotteesta, jolla on vakiintunut paikka käyttäjän arjessa: pöydällä, laukussa, autossa tai treeneissä. Käytännöllisyys tarkoittaa kuitenkin eri kohderyhmille eri asioita.

Toimisto- ja palvelualan yleisölle voivat sopia laadukkaat kirjoitusvälineet, muistikirjat, tietokonelaukut, langattomat laturit tai juoma-astiat. Rakennus-, teollisuus- ja logistiikka-alalla toimivat luotettavat työkalut, heijastimet, termokset, käsineet ja kestävät laukut. Henkilöstölle sekä nuoremmalle, liikkuvalle kävijäjoukolle voivat sopia erinomaisesti tekstiilit, sukat, urheilupullot ja mobiilitarvikkeet.

Huomioikaa myös messuympäristö. Suuressa konferenssissa ihminen arvostaa kevyttä ja laukkuun mahtuvaa tuotetta. Ulkoalueella arvoa voi tuoda sadeviitta, termos tai istuinalusta. Jos messut kestävät useita päiviä, kätevä juomapullo tai kannettava laturi on huomattavasti osuvampi kuin jälleen yksi paperiesite.

Vastuullisuus ei ole enää erillinen kategoria, vaan valintakriteeri. Kierrätettävä, kestävä ja alkuperältään läpinäkyvä tuote tukee viestiänne vain, jos se on myös laadukas. Kertakäyttöiseltä vaikuttava tuote, jonka elinikä on muutama minuutti, ei sovi yritykselle, joka haluaa puhua vastuullisuudesta.

Logon merkinnän on palveltava tuotetta

Hyväkin tuote voi menettää vaikutuksensa, jos logo on liian pieni, liian kirjava tai teknisesti sopimaton. Mainoslahjan suunnittelu ei ole pelkkää logon sijoittamista vapaalle pinnalle. Se on päätös siitä, miten visuaalinen ilmeenne toimii yhdessä materiaalin, värin, muodon ja käyttötilanteen kanssa.

Painatus sopii hyvin suuremmille pinnoille ja värikkäämmille kuvioille. Brodeeraus antaa tekstiilille arvokkaamman ja kestävämmän lopputuloksen, erityisesti pikeepaidoissa, takeissa ja lippiksissä. Kaiverrus toimii tyylikkäästi metallissa, puussa ja joissakin laadukkaissa juoma-astioissa, sillä lopputulos on hillitty mutta pysyvä. Joskus paras ratkaisu logon sijaan on lyhyt viesti, kampanjalause tai oivaltava symboli, jonka kohderyhmänne yhdistää brändiin heti.

Älkää täyttäkö jokaista pintaa. Jos tuotteessa on vähän tilaa, yksinkertainen merkki tai hyvin luettava logoversio voittaa. Jos lahja on arvokkaampi, kannattaa harkita hillittyä brändäystä. Liian suuri logo voi saada hyvän tuotteen näyttämään halvalta, kun taas harkittu toteutus auttaa brändiänne loistamaan vaatimattomammassakin muodossa.

Yhdistäkää mainostuote osastokokemukseen ja tiedonkeruuseen

Tuote yksin ei luo myyntivihjettä. Sitä varten osastolla on oltava yksinkertainen toiminto, joka antaa kävijälle syyn pysähtyä ja tiimillenne mahdollisuuden jatkaa keskustelua. Se voi olla nopea konsultaatio, tuote-esittely, pieni peli, demoaika tai mahdollisuus valita lahja yhteystietojen jättämisen jälkeen.

On tärkeää, että vaihtokauppa on reilu. Kun kävijä antaa yhteystietonsa, hänen on saatava vastineeksi jotain sisällökkäämpää kuin satunnainen kynä. Esimerkiksi henkilökohtainen konsultaatio, alalle sopiva näyte, arvokas sisältö tai laadukkaampi lahja tekee yhteystietojen jättämisestä luontevaa. Tietoja kerätessänne kysykää vain sitä, mitä myynti- tai markkinointitiimi todella käyttää jälkikäteen.

Sopikaa tiimin kanssa ennen messuja, kuka jakaa lahjoja ja missä tilanteissa. Jos laadukkaammat tuotteet ovat kaikkien nähtävillä vapaasti otettavissa, valinnasta katoaa strategia. Jos taas kaikki on piilossa, uteliaisuutta ei synny. Hyvä ratkaisu on pitää huomion herättävät tuotteet saatavilla ja käyttää arvokkaampia lahjoja keskustelun luontevana päätöksenä.

Aikataulu määrää valinnanvapauden

Messumateriaalien kallein virhe ei ole väärä väri, vaan myöhäinen päätös. Mitä aiemmin aloitatte, sitä enemmän teillä on vaihtoehtoja tuotteiden, värien, painomenetelmien ja toimitusaikojen suhteen. Viime hetken tilaus tarkoittaa usein kompromissia varastotilanteen, suunnittelun tai budjetin osalta.

Käytännön työ alkaa vähintään kuudesta kahdeksaan viikkoa ennen messuja, erityisesti jos haluatte erikoissävyjä, suuremman määrän, monesta osasta koostuvia settejä tai ulkomaista tuotantoa. Vahvistakaa ensin tavoite, kohderyhmä ja budjetti. Sen jälkeen valitkaa tuotteet, laatikaa suunnitelma, tarkistakaa visuaalit ja varatkaa aikaa mallikappaleille, tuotannolle ja kuljetukselle. Laajemmissa tai erikoisratkaisuja sisältävissä hankkeissa on järkevää aloittaa vieläkin aiemmin.

Logotrade auttaa tässä prosessissa yhdistämään tuotevalinnan, mainossuunnittelun ja logon merkinnän yhdeksi selkeäksi kokonaisuudeksi. Näin jokaisen tuotteen kohdalla voidaan arvioida hinnan lisäksi myös sen sopivuutta messujen tavoitteeseen, brändiin ja käyttötilanteeseen.

Kun messupäivä päättyy, älkää antako parhaiden kontaktien kadota osaston seinien mukana. Kirjatkaa tapaamisten jälkeen ylös, kenelle annettiin mikäkin materiaali tai lahja ja mistä keskusteltiin. Nopea, asiapitoinen jatkoyhteydenotto tekee hyvin valitusta mainoslahjasta muistutuksen sijaan seuraavan myyntikeskustelun luontevan alun.

Ammattimaiset materiaalit syntyvät palveluidemme avulla – katso esimerkkejä tehdyistä töistä ja lue lisää blogista. Toimitamme mainoslahjoja Saarenmaalle ja koko Viroon; ota yhteyttä.