Miten suunnitella messulahjojen budjetti?

Messuilla yrityksenne ei kilpaile pelkästään osaston koolla tai näyttävällä ilmeellä. Kävijä päättää sekunneissa, pysähtyykö hän, keskusteleeko hän ja muistaako hän brändinne myöhemmin. Siksi kysymykseen miten suunnitella messulahjojen budjetti kannattaa suhtautua myynti- ja markkinointipäätöksenä eikä pelkkänä tuotteiden hinnastona. Hyvin laadittu budjetti auttaa valitsemaan oikeat mainoslahjat, välttämään kiiretilausten lisäkulut ja ohjaamaan suuremman osan rahasta toimintaan, joka luo todellisia kontakteja.

Aloittakaa messujen tavoitteesta, ei tuotteen hinnasta

Ennen kynien, juomapullojen tai tekstiilien valintaa määritelkää, mitä messuilta todella odotatte. Onko tavoitteena kerätä mahdollisimman paljon uusia kontakteja, vahvistaa suhteita nykyisiin asiakkaisiin, esitellä uusi tuote vai tukea rekrytointia? Jokainen tavoite edellyttää erilaista lahjojen jakoa.

Jos haluatte saada suuren määrän kävijöitä pysähtymään osastollanne, on järkevää suunnitella suurempi määrä käytännöllisiä ja nopeasti mukaan otettavia mainostuotteita. Jos tapaatte etukäteen sovittuja avainasiakkaita, vahvemman tuloksen antaa pienempi määrä laadukkaampia liikelahjoja. Saman esineen jakaminen kaikille tuntuu yksinkertaiselta, mutta tarkoittaa usein, että budjetti kuluu ihmisiin, joilla ei ole ostokiinnostusta tai vaikutusta päätökseen.

Messulahjan on tuettava seuraavaa askelta. Esimerkiksi juoma-astia tai kangaskassi voi lisätä brändin näkyvyyttä messuhallissa, mutta myyntitiimillä on oltava selkeä suunnitelma siitä, miten kiinnostuneesta tulee kontakti. Lahja herättää huomion, sisällöllinen keskustelu ja harkittu jälkihoito tuovat tuloksen.

Miten suunnitella messulahjojen budjetti kolmella tasolla

Varmin malli on jakaa lahjat kolmeen ryhmään kohderyhmän arvon ja tapaamisen tyypin mukaan. Näin ette tuhlaa premium-tuotteita satunnaisille ohikulkijoille ettekä jätä tärkeälle kumppanille vaikutelmaa halvasta ja persoonattomasta muistamisesta.

1. Näkyvä ja käytännöllinen tuote laajemmalle messuyleisölle

Ensimmäinen taso koostuu suurempina määrinä tilattavista mainoslahjoista, joita jaetaan osastolla aktiivisesti tai tietystä toiminnasta. Tähän sopivat esimerkiksi laadukkaat kuulakärkikynät, muistikirjat, uudelleenkäytettävät kassit, puhelintarvikkeet, siemenpaperi, makeiset tai pienet arjen työvälineet. Matala kappalehinta ei ole ainoa ratkaiseva tekijä. Tuotteen on tunnuttava riittävän hyvältä, jotta sitä käytetään myös messujen jälkeen.

Ottakaa budjetissa huomioon realistinen kävijämäärä, mutta älkää tilatko lahjoja automaattisesti jokaiselle tapahtuman osallistujalle. Jos messuilla on 3000 kävijää, se ei tarkoita, että osastollenne saapuu 3000 potentiaalista asiakasta. Aiempien messujen kokemus, osaston sijainti, ohjelma ja kohderyhmän tarkkuus auttavat arvioimaan, kuinka suuri määrä on perusteltu.

2. Vahvempi syy tapaamiseen pätevälle kontaktille

Toinen taso on tarkoitettu ihmisille, joiden kanssa myyntitiiminne käy sisällöllisemmän keskustelun, kerää yhteystiedot tai sopii jatkotapaamisesta. Tässä voivat toimia laadukkaammat juomapullot, termosmukit, sateenvarjot, langattomat laturit, käytännölliset toimistotarvikkeet tai huolella valitut tekstiilit.

Tällaisen lahjan arvon ei tarvitse olla ylellinen, mutta sen on heijastettava yrityksenne tasoa. Jos myytte ammattimaista B2B-palvelua, ohut ja nopeasti hajoava tuote voi heikentää luotettavuuden tunnetta. Hyvin suunniteltu ja toimiva esine sen sijaan antaa asiakkaalle jokaisella käyttökerralla syyn muistaa brändinne.

3. Henkilökohtainen liikelahja avainasiakkaalle tai kumppanille

Kolmas taso on määrältään pieni, mutta vaikutukseltaan suurempi. Se on tarkoitettu avainasiakkaille, strategisille kumppaneille, puhujille tai päättäjille, joiden kanssa haluatte rakentaa pitkäaikaista suhdetta. Tähän sopivat laadukkaat designlahjat, kaiverretut juoma-astiat, eurooppalaista alkuperää olevat erikoisratkaisut, nahkayksityiskohdin viimeistellyt asusteet tai harkitut lahjasetit.

Tässä budjettirivissä osuvuus ratkaisee enemmän kuin hinta. Henkilökohtainen yksityiskohta, harkittu pakkaus ja asiakkaan rooliin sopiva tuote tekevät usein suuremman vaikutuksen kuin pelkkä kallis esine. Tarkistakaa myös yrityksen lahjojen vastaanottamista koskevat säännöt, erityisesti julkisella sektorilla ja suuremmissa kansainvälisissä organisaatioissa.

Älkää laskeko pelkkää tuotteen kappalehintaa

Messulahjojen budjetti menee usein pieleen sillä hetkellä, kun verrataan vain luettelon kappalehintoja. Todellinen kokonaiskustannus muodostuu tuotteesta, logon merkinnästä, suunnittelun valmistelusta, mahdollisista asetuskuluista, pakkaamisesta, kuljetuksesta ja tarvittaessa pikatyölisästä. Joidenkin tuotteiden hintaan vaikuttavat merkittävästi myös painovärien määrä, logon koko tai valittu tekniikka.

Esimerkiksi yksivärinen silkkipaino voi sopia erinomaisesti suurena määränä tilattaviin kangaskasseihin, kun taas pienelle määrälle edustavia metallituotteita parhaan tuloksen antaa laserkaiverrus. Tekstiileissä brodeeraus voi vaikuttaa premium-ratkaisulta, mutta monimutkainen kuvio, suuri brodeerausala ja värien määrä voivat nostaa kustannuksia. Oikea menetelmä riippuu tuotteesta, määrästä, käyttötarkoituksesta ja visuaalisesta identiteetistänne.

Käytännöllinen budjettikehys on jakaa kokonaissumma neljään osaan: noin 55-65 % tuotteisiin ja brändäykseen, 10-15 % pakkaukseen ja logistiikkakuluihin, 10-15 % osaston toimintaan, joka auttaa jakamaan lahjat oikein, ja vähintään 10 % varaukseksi. Tarkka osuus vaihtelee messujen koon mukaan. Pienessä alan tapahtumassa avainasiakkaiden lahjojen osuus voi olla suurempi. Suurilla yleisömessuilla tarvitsette todennäköisesti enemmän ensimmäisen tason tuotteita.

Määrä on sidottava jakamisen logiikkaan

Kallein lahja on se, joka jää messujen jälkeen laatikkoon tai katoaa kävijöiden kasseihin ilman yhtäkään keskustelua tai kontaktia. Siksi päättäkää ennen tilaamista, kuka lahjoja jakaa, millä perusteella niitä annetaan ja miten tiimi käyttää eri tasoja.

Laajemmalle yleisölle tarkoitettu tuote voi olla näkyvällä paikalla ja liittyä yksinkertaiseen toimintaan: skannatkaa QR-koodi, vastatkaa kysymykseen, osallistukaa lyhyeen esittelyyn tai jättäkää yhteystietonne. Pätevälle kontaktille tarkoitetun lahjan olisi hyvä päätyä ihmiselle sisällöllisen keskustelun jälkeen. Avainasiakkaan lahja annetaan henkilökohtainen tapaaminen huomioiden, ei satunnaisen ohikulun yhteydessä.

Tällainen järjestelmä ei tee osastosta jäykkää. Päinvastoin, se antaa messutiimille varmuutta. He tietävät, mitä tarjota eri tilanteissa, ja budjettinne toimii yhdessä myyntiprosessin kanssa.

Ajoitus vaikuttaa hintaan enemmän kuin aluksi näyttää

Messukalenterissa päivämäärä on kiinteä, mutta mainoslahjojen tilaamisessa ollaan usein myöhässä. Silloin valikoima on suppeampi, haluttu väri tai malli voi olla loppu varastosta ja kuljetus- tai pikatyölisät nostavat kokonaiskustannusta. Varhainen suunnittelu tuo yleensä kaksi etua: enemmän sopivia tuotteita ja enemmän aikaa suunnittelun tarkistamiseen.

Aloittakaa tuotevalinnan ja määrien kartoittaminen vähintään useita viikkoja ennen messuja. Jos haluatte erikoisratkaisun, eurooppalaista valmistusta, monimutkaisemman pakkauksen tai moniosaisen lahjasetin, projekti vaatii vielä enemmän aikaa. Turvallisinta on hyväksyä suunnittelu visuaalin tarkistamisen jälkeen eikä olettaa, että logo näyttää samalta jokaisella materiaalilla.

Ammattimainen kumppani auttaa vertailemaan tuotteita yhdessä brändäyksen, varastotilanteen ja toimitusajan kanssa. Logotraden rooli ei ole ainoastaan tarjota laaja tuotevalikoima, vaan auttaa löytämään ratkaisu, jossa tuote, logon merkintä ja messujen tavoite toimivat yhtenä kokonaisuutena.

Mitatkaa tulosta, ei pelkästään jaettua määrää

Kysykää messujen jälkeen itseltänne muutakin kuin ”montako lahjaa jaettiin?”. Vertailkaa, kuinka monta uutta kontaktia keräsitte, kuinka moni niistä täytti myyntiliidin kriteerit, kuinka monta jatkotapaamista sovittiin ja mitkä tuotteet herättivät eniten keskustelua. Jos käytätte QR-koodia, kampanjakoodia tai selkeää toimintakehotusta, tuloksen arviointi tarkentuu entisestään.

Seuraavien messujen budjetti voi silloin perustua kokemukseen eikä arvailuun. Voi käydä ilmi, että edullisempi tuote toi paljon liikennettä mutta vähän laadukkaita kontakteja. Tai että pieni määrä parempia lahjoja auttoi avaamaan useita tärkeitä myyntikeskusteluja. Kummallakin voi olla paikkansa strategiassanne, kun niiden rooli on selkeästi määritelty.

Paras messulahjojen budjetti ei synny halvimman tuotteen löytämisestä. Se syntyy päätöksestä antaa oikealle ihmiselle oikean arvoinen esine oikealla hetkellä – niin, että brändinne jää mieleen ja myyntitiimillä on syy jatkaa keskustelua myös messujen jälkeen.

Budjettiin sopivia tuotteita löydät tuotevalikoimasta ja merkintätavat palveluistamme. Katso myös tehdyt työt ja blogin muut vinkit – tai pyydä tarjous messuille.