Opas yrityksen lahjapolitiikan laatimiseen

Messuille tilatut kynät, avainasiakkaiden joululahjat, uusien työntekijöiden tervetuliaispaketit ja konferenssivieraiden kassit syntyvät monessa yrityksessä erillisinä päätöksinä. Tuloksena on epäyhtenäinen tyyli, sattumanvarainen budjetin käyttö ja tuotteita, jotka eivät kanna brändiä riittävän pitkään. Hyvin laadittu opas yrityksen lahjapolitiikan laatimiseen auttaa tekemään mainoslahjoista tietoisen liiketoiminnan työkalun – sellaisen, joka tukee myyntiä, suhteita ja tunnettuutta jokaisella tilauksella.

Lahjapolitiikka ei ole rajoittava asiakirja, joka määrää, millaisen mukin saa ostaa. Se on käytännöllinen sopimus siitä, kenelle lahjoja annetaan, missä tilanteissa, minkä arvoisina ja millaisen vaikutelman lahjan on jätettävä. Kun nämä periaatteet ovat selvillä, markkinointi-, henkilöstö- ja hankintatiimi voivat päättää nopeammin ja yrityksen visuaalinen identiteetti pysyy yhtenäisenä.

Miksi lahjapolitiikka vaikuttaa muuhunkin kuin lahjabudjettiin

Mainoslahja päätyy ihmisen käsiin usein hetkellä, jolloin yritys haluaa jäädä mieleen: ensimmäisen tapaamisen jälkeen, kumppanuuden alussa, rekrytoinnin aikana tai tärkeän projektin juhlistamisessa. Siksi tuote välittää viestin silloinkin, kun kukaan ei sano sitä ääneen. Ohut, nopeasti hajoava tai huonosti painettu esine voi antaa kuvan säästämisestä. Käytännöllinen ja laadukas tuote sen sijaan pidentää kontaktia brändiin päivillä, kuukausilla tai jopa vuosilla.

Politiikka auttaa välttämään kaksi yleistä ääripäätä. Ensimmäinen on liian halpa massatuote, jota jaetaan paljon mutta käytetään vähän. Toinen on perusteettoman kallis lahja, jonka arvo ei ole sopusoinnussa suhteen tai tavoitteen kanssa. Oikea valinta riippuu tilanteesta: messukävijä tarvitsee yksinkertaisen ja hyödyllisen mainoslahjan, strateginen asiakas henkilökohtaisen ja harkitun kiitoksen.

Yhteinen kehys auttaa myös ehkäisemään kiusallisia tilanteita. Julkisen sektorin kumppaneiden, hankintojen, asiakassuhteiden ja kansainvälisten yhteistyömuotojen kohdalla lahjojen arvolle voi olla yrityksen sisäisiä tai organisaatioiden välisiä rajoituksia. Lahjapolitiikan pitäisi ottaa ne huomioon eikä jättää päättäjiä joka kerta arvailemaan.

Opas yrityksen lahjapolitiikan laatimiseen: aloittakaa tavoitteesta

Ennen tuoteluettelon avaamista määritelkää, millaista tulosta lahjoilla tavoittelette. ”Haluamme jotain mukavaa” ei ole vielä tavoite. Selkeä tavoite antaa tuotevalinnalle suunnan ja auttaa myöhemmin arvioimaan, toimiko investointi.

Markkinoinnille tavoite voi olla brändin näkyvyys ja kontaktien kerääminen messuilla. Myyntitiimille asiakassuhteen ylläpitäminen tapaamisen tai sopimuksen solmimisen jälkeen. Henkilöstötiimi voi keskittyä työntekijöiden yhteenkuuluvuuden tunteeseen, työnantajabrändiin ja työvuosijuhlien huomioimiseen. Tapahtumanjärjestäjän tavoite on usein luoda osallistujalle kokonaisvaltainen kokemus, jossa lahja tukee tapahtuman teemaa vielä tapahtuman päätyttyäkin.

Yrityksellä voi olla useita tavoitteita, mutta niitä ei kannata ratkaista yhdellä ja samalla tuotteella. Esimerkiksi logolla varustettu vesipullo on hyvä valinta aktiiviseen työntekijäohjelmaan, asiakastapahtumaan tai kesäpäiville. Eksklusiivisempi kaiverrettu designlahja sopii paremmin pitkäaikaisen kumppanin kiittämiseen. Politiikan on sallittava eri tilanteisiin eritasoisia ratkaisuja ja säilytettävä samalla yhteinen laatu- ja brändistandardi.

Jakakaa lahjat käyttötilanteiden mukaan

Toimivin politiikka erottelee lahjat niiden tarkoituksen ja saajan mukaan. Näin jokaisen uuden tilauksen ei tarvitse alkaa tyhjästä ja budjetti on paremmin ennustettavissa. Yleensä neljä selkeää luokkaa riittää:

• arkiset mainoslahjat messuille, kampanjoihin ja laajemmalle kontaktiverkostolle;
• asiakas- ja kumppanilahjat tärkeisiin tapaamisiin, merkkipäiviin ja kiitoksen osoituksiksi;
• työntekijälahjat perehdytykseen, tunnustukseen ja yrityskulttuurin vahvistamiseen;
• tapahtumien ja projektien erikoisratkaisut, joissa tuote tukee tiettyä viestiä tai elämystä.

Määrittäkää kullekin luokalle suositeltu hintahaarukka, määrälogiikka ja hyväksymiskierros. Esimerkiksi pienempiarvoinen messulahja voi olla markkinointipäällikön tavanomainen päätös, kun taas arvokkaampi kumppanilahja voi vaatia myynti- tai johtoryhmän hyväksynnän. Tämä ei tee prosessista byrokraattista, vaan estää kiireessä syntyvät väärät valinnat.

Määrittäkää budjetti niin, ettei laatu katoa

Lahjan yksikköhinta on vain osa todellisista kustannuksista. Ottakaa aina huomioon tuote, logon merkintä, aineiston valmistelu, pakkaus, kuljetus ja tarvittaessa varastointi. Hyvin halpa tuote voi monivärisen painatuksen ja pienen tilausmäärän jälkeen osoittautua odotettua kalliimmaksi. Samaan aikaan suuremmassa määrässä laadukkaampi perustuote voi tarjota paljon paremman hinnan ja käyttökokemuksen.

Hyvä periaate on määrittää luokalle euromääräisen rajan lisäksi myös vähimmäislaatutaso. Onko tuote todella käyttökelpoinen? Pysyykö logo selvästi luettavana? Sopivatko materiaali ja viimeistely yrityksen asemointiin? Jos vastaus on kielteinen, alhainen hinta ei tee ostosta hyvää kauppaa.

Budjettiin kannattaa jättää tilaa kausihuipuille. Vuoden lopussa, messukausina ja ennen suuria kampanjoita sekä kysyntä että toimitusaikojen riski kasvavat. Ajoissa laadittu lahjakalenteri mahdollistaa varmemman tilaamisen, laajemman valikoiman ja auttaa välttämään tilanteen, jossa päätös tehdään vain sen perusteella, mitä varastossa sattuu olemaan.

Määrittäkää brändisäännöt tuotetasolla

Logon lisääminen ei automaattisesti tarkoita hyvää brändäystä. Joihinkin tuotteisiin sopii parhaiten hillitty kaiverrus, toisiin kontrastinen silkkipaino, brodeeraus tai digipainatus. Valittu tekniikka riippuu materiaalista, logosta, käyttötarkoituksesta ja halutusta vaikutuksesta.

Lahjapolitiikkaan kannattaa kirjata, mitä logoversiota käytetään vaalealla ja tummalla pinnalla, mitkä päävärit ovat sallittuja ja kuinka paljon suoja-aluetta logon ympärille on jätettävä. Päättäkää myös, lisätäänkö lahjaan slogan, kampanjaviesti vai pelkät tunnukset. Jos jokaisella osastolla on oma versionsa, brändi alkaa nopeasti hajota juuri niissä kohdissa, joissa sen pitäisi näkyä parhaiten.

Myös sävy on tärkeä. Teknologiayritykselle voi sopia minimalistinen metallinen juoma-astia ja tarkka laserkaiverrus. Lapsille tai perheille suunnattu brändi voi käyttää värikkäämpiä tekstiilejä ja leikkisämpiä kuoseja. Politiikan ei tarvitse kieltää luovuutta, mutta sen on varmistettava, että luovuus palvelee yrityksen identiteettiä.

Ajatelkaa käyttöä, ei vain ensivaikutelmaa

Paras mainoslahja ei välttämättä ole näyttävin laatikossa. Se on esine, jota saaja haluaa käyttää. Juoma-astia, laadukas kassi, muistikirja, sateenvarjo, latausvaruste tai mukava tekstiili voi tuoda brändin ihmisen arkeen yhä uudelleen. Käyttötiheys on usein tärkeämpi kuin kertaluonteinen ”wow”-vaikutus.

Käytännöllisyys riippuu kuitenkin kohderyhmästä. Toimistossa työskentelevän asiakkaan tarpeet eroavat ulkotapahtuman osallistujan tarpeista, uuden työntekijän tarpeet pitkäaikaisen kumppanin tarpeista. Kysykää ennen valintaa: missä ihminen käyttää tätä tuotetta, kuinka kauan se kestää ja pysyykö logo näkyvissä käytön aikana? Nämä kolme kysymystä karsivat suuren osan sattumanvaraisista ideoista.

Luokaa tilausprosessi, joka ei estä nopeaa toimintaa

Toimiva lahjapolitiikka sisältää lyhyen työnkulun: tilauksen aloittaja kuvaa tavoitteen, kohderyhmän, määrän, budjetin ja toivotun aikataulun; vastuuhenkilö hyväksyy valinnan ja brändäyksen; tuotanto alkaa, kun suunnitelma on hyväksytty. Kun nämä tiedot kerätään heti alussa, pitkä edestakainen viestittely jää pois ja toimitusaika on paremmin hallittavissa.

Säilyttäkää myös luettelo aiemmin onnistuneista tuotteista. Se ei tarkoita, että joka vuosi pitäisi tilata sama lahja. Se antaa varman lähtökohdan tilanteisiin, joissa aikaa on vähän tai tarvitaan lisämäärä. Samalla valikoima kannattaa käydä läpi vähintään kerran vuodessa: trendit, materiaalit, työntekijöiden odotukset ja yrityksen oma visuaalinen kieli muuttuvat.

Kokenut kumppani auttaa välttämään kalliita virheitä. Logotrade yhdistää tuotevalikoiman, mainossuunnittelun ja erilaiset logon merkintämenetelmät, jotta valittu lahja on samanaikaisesti tarkoituksenmukainen, laadukas ja toteutettavissa halutussa aikataulussa. Erityisesti erikoisratkaisuissa varhainen neuvonta on usein se, mikä tekee hyvästä ideasta tehokkaan lopputuloksen.

Mitatkaa, mitä lahjat todella saavat aikaan

Kaikkia lahjojen vaikutuksia ei voi tiivistää yhteen lukuun, mutta tulosta voi arvioida. Seuratkaa messuilla kontaktien määrää, kävijöiden reaktioita ja sitä, auttaako lahja keskustelun aloittamisessa. Työntekijöille tarkoitetuista tuotteista kannattaa kysyä palautetta ja katsoa, käytetäänkö niitä todella. Kumppanilahjoissa arvo voi näkyä pikemminkin vahvempana suhteena ja parempana muistamisena kuin välittömänä myyntinä.

Mittaaminen auttaa tekemään seuraavan vuoden valinnat varmemmin. Jos kallis lahja jää laatikkoon, se ei ole hyvä investointi. Jos yksinkertainen, hyvin brändätty ja oikealla hetkellä annettu esine päätyy päivittäiseen käyttöön, sen vaikutus voi olla paljon suurempi kuin hintalappu aluksi antaa ymmärtää.

Lahjapolitiikan paras tulos ei ole paksumpi asiakirja, vaan varmuus siitä, että jokainen yrityksestä lähtevä lahja edustaa samaa tasoa kuin palvelunne, ihmisenne ja brändinne. Kun päätökset ovat tavoitteellisia, suunnittelu harkittua ja tilaaminen hallittua, mainoslahjat tekevät työtä yrityksenne hyväksi vielä tapaamisen tai kampanjan päätyttyä.

Kun lahjapolitiikka on valmis, sopivat asiakaslahjat löytyvät tuotevalikoimasta. Katso tehdyt työt, lue lisää blogista tai ota yhteyttä.