Kuinka paljon mainoslahjoja yrityksen kannattaa tilata?

Messulaatikosta loppuvat kynät ennen lounasta, mutta varaston nurkassa seisoo kaksi laatikkoa kampanjakasseja, joiden viesti on jo vanhentunut. Molemmat tilanteet alkavat samasta kysymyksestä: kuinka paljon mainoslahjoja kannattaa tilata, jotta brändi näkyy, budjetti pysyy hallinnassa ja tuotteet päätyvät oikeasti käyttöön?

Oikea määrä ei synny pelkästään osallistujamäärän kertomisesta. Mainoslahja on markkinointi-investointi, jonka määrän on tuettava konkreettista tavoitetta: kontaktien saamista messuilta, asiakkaiden kiittämistä, uusien työntekijöiden toivottamista tervetulleiksi tai yrityksen visuaalisen identiteetin pitämistä näkyvillä joka päivä. Hyvin suunniteltu tilaus pienentää sekä kiiretilausten riskiä että turhaan seisovaa varastoa.

Kuinka paljon mainoslahjoja tilata, riippuu tavoitteesta

Aloittakaa kysymällä, kenen käsiin tuote päätyy ja mitä toimintaa sen pitäisi tukea. Saman määrän tilaaminen kaikille tuntuu yksinkertaiselta, mutta usein se tarkoittaa joko liian suurta kustannusta tai epätarkkaa vaikutusta. Esimerkiksi messuilla jaettava käytännöllinen mainostuote vaatii suuremman määrän kuin avainasiakkaalle tarkoitettu laadukas liikelahja.

Jos tavoitteena on laaja brändinäkyvyys, kannattaa suosia suurempien painosmäärien tuotteita: kyniä, uudelleenkäytettäviä juomamukeja, kangaskasseja, muistikirjoja tai tarroja. Niiden kappalehinta muuttuu suuremmilla määrillä yleensä edullisemmaksi, ja tuotteen käyttäjä voi nähdä logonne vielä pitkään tapaamisen jälkeen.

Suhteita vaalivissa lahjoissa toimii päinvastainen logiikka. Kun lahja annetaan strategisille asiakkaille, yhteistyökumppaneille tai johtajille, materiaali, viimeistely, pakkaus ja henkilökohtainen valinta ovat tärkeämpiä. Tällöin 30 huolella valittua ja harkitusti brändättyä lahjaa voi saada aikaan enemmän kuin 300 satunnaista esinettä.

Huomioikaa todellinen kohderyhmä, ei kutsujen määrää

Tapahtumaan ilmoittautuneiden määrä ei automaattisesti vastaa paikalle saapuvien määrää. Kaikki kävijät eivät myöskään ota lahjaa vastaan, ja osa voi tulla kollegan kanssa. Avoimessa messutapahtumassa tai yleisötapahtumassa realistista määrää auttavat arvioimaan aiempi osallistujatilasto, tapahtuman sijainti, kesto ja osastonne aktiivisuus.

Suljetussa asiakastapahtumassa tai henkilöstön kiitostilaisuudessa laskelma on tarkempi. Tilatkaa lahja jokaiselle vahvistetulle osallistujalle ja lisätkää pieni varaus myöhään ilmoittautuneille, järjestäjätiimille ja odottamattomille vieraille. Yleensä on järkevää suunnitella 5-10 %:n varaus. Jos tuote on yleispätevä ja käyttökelpoinen myös tapahtuman jälkeen, varaus voi olla hieman suurempi.

Käytännöllinen malli määrän suunnitteluun

Varminta on sitoa tilauksen koko käyttöjaksoon ja jakotapaan. Miettikää, montako tuotetta lähtee viikossa tai kuukaudessa ja tarvitsetteko saman ulkoasun myös seuraavalla kaudella. Näin tilaus muuttuu satunnaisesta ostosta hallituksi markkinointitoimenpiteeksi.

Esimerkiksi myyntitiimi voi käyttää asiakastapaamisissa 20 laadukasta lahjaa kuukaudessa. Jos haluatte varmistaa puolen vuoden varaston, tarvitsette perusmääräksi 120 tuotetta. Tähän lisätään kohtuullinen puskuri uusia työntekijöitä, tärkeämpiä tapaamisia tai odottamattomia tilaisuuksia varten. Jos yrityksen logo, värit tai viesti ovat pian muuttumassa, koko vuoden varaston tilaaminen ei yleensä ole perusteltua.

Messuilla kannattaa lähteä kävijävirrasta ja jakosäännöistä. Jos odotatte kahden päivän aikana 800 kävijää, teidän ei välttämättä tarvitse tilata 800 kalliimpaa tuotetta. Voitte luoda kaksi tasoa: laajasti jaettavan lahjan kaikille kiinnostuneille ja arvokkaamman lahjan niille, jotka jättävät yhteystietonsa, varaavat tapaamisen tai osallistuvat tuote-esittelyyn. Näin budjetti kohdistuu vahvemmin niihin, joilla on yrityksenne kannalta suurempi liiketoimintapotentiaali.

Vähimmäistilausmäärä vaikuttaa valintaan

Mainostuotteissa määrää ohjaavat usein myös tuotannon tekniset edellytykset. Tietyillä tuotteilla on vähimmäistilausmäärä, koska logon painatus, brodeeraus tai kaiverrus vaatii asetustyön. Hyvin pienellä määrällä kappalehinta voi siksi olla suhteettoman korkea.

Tämä ei tarkoita, ettei pientä tilausta kannattaisi tehdä. Pienessä erässä kannattaa valita tuote ja merkintätekniikka, jotka sopivat projektiin. Kaiverrettu metallinen juomapullo, laadukas sateenvarjo tai henkilökohtaisella nimellä varustettu lahjarasia voi olla perusteltu pienempänäkin määränä. Jos tavoitteena on kuitenkin tavoittaa messuilla satoja kontakteja, kannattaa valita tuote, jonka painatusmahdollisuus ja painosmäärä antavat hyvän hinnan ja näkyvyyden suhteen.

Määrän lisäksi päätökseen vaikuttavat myös painoalan koko, logon värien määrä ja materiaali. Yksivärisellä silkkipainolla suurissa määrissä on erilainen kustannusrakenne kuin yksityiskohtaisella täysväripainatuksella tai brodeerauksella. Ammattimainen neuvonta auttaa löytämään ratkaisun, jossa logo toistuu oikein, tuote on kestävä ja määrä on liiketoiminnallisesti perusteltu.

Älkää tilatko varastoa pelkän alennuksen vuoksi

Suurempi tilaus voi antaa paremman kappalehinnan, mutta matala kappalehinta ei vielä ole säästö. Jos tuotteet jäävät seisomaan, halpa tuote muuttuu lopulta kalliiksi. Erityisen varovainen kannattaa olla kampanjaviestien, päivämäärien, kausiluonteisten ulkoasujen ja nopeasti muuttuvien visuaalien kanssa.

Pysyvällä logolla varustetuissa käytännöllisissä tuotteissa varasto on sen sijaan järkevä. Toimistossa kuluvat jatkuvasti kynät, muistikirjat, juoma-astiat, nimikorttitaskut ja henkilöstön tervetuliaispakettien osat. Tällaisia tuotteita voi suunnitella useammaksi kuukaudeksi, jos teillä on sopiva säilytystila ja tuotteiden laatu säilyy.

Kysykää itseltänne ennen suuremman määrän vahvistamista kolme asiaa: pysyykö ulkoasu ajankohtaisena vähintään vuoden, jaetaanko tuotteita tasaiseen tahtiin ja onko yrityksellä paikka, jossa niitä voi säilyttää puhtaina ja järjestyksessä? Jos johonkin kysymykseen ei ole vastausta, on parempi tehdä pienempi erä tai jakaa tilaus osiin.

Suunnitelkaa aikavara määrävaran rinnalle

Mainoslahjoja tilattaessa määrä ei ole vain budjettikysymys vaan myös toimituskysymys. Vakiotuotteet saa usein nopeammin, mutta erikoisratkaisut, eurooppalainen tuotanto, monimutkaiset pakkaukset ja useita painotekniikoita yhdistävät projektit vaativat enemmän aikaa. Ennen nopeaa kampanjaa kannattaa valita tuote, jonka saatavuus ja tuotantoaika on vahvistettu, eikä tehdä päätöstä pelkän luettelokuvan perusteella.

Aikavara on erityisen tärkeä ennen joulusesonkia, suuria messuja ja yrityksen merkkipäiviä. Jos tilaus tulee viime hetkellä, haluttu väri, malli tai määrä voi olla loppu ja valikoima kapenee. Varhainen suunnittelu antaa mahdollisuuden vertailla eri materiaaleja, tilata tarvittaessa mallikappaleita ja valita brändille parhaiten sopiva logon sijoittelu.

Tallinnassa, Tartossa tai muualla Virossa järjestettävän tapahtuman kohdalla kannattaa miettiä myös, miten tuotteet saapuvat paikalle ja kuka niitä paikan päällä jakaa. Suuret määrät voivat tarkoittaa tilaa vieviä laatikoita, erityisesti tekstiilien, juoma-astioiden tai lahjasettien kohdalla. Logistiikka on osa tilauksen todellista kokoa, ei sivuseikka.

Yksi tilaus, monta käyttötapaa

Parhaiten toimii mainoslahja, jolla on rooli vielä ensimmäisen tapahtuman jälkeen. Jos tilaatte esimerkiksi laadukkaita logokasseja messuille, ylijäämää voi käyttää asiakkaiden tervetuliaispaketeissa, henkilöstön tapahtumissa tai seuraavassa kampanjassa. Tämä edellyttää neutraalia ja ajatonta ulkoasua, jossa yrityksen identiteetti on selkeä, mutta viesti ei ole sidottu yhteen päivämäärään tai hyvin kapeaan tarjoukseen.

Sama periaate pätee liikelahjoihin. Kun valitsette harkitun, laadukkaan ja yleispätevästi sopivan tuotteen, sitä voi käyttää sekä asiakassuhteen vahvistamiseen että henkilöstön palkitsemiseen. Näin jokaiseen projektiin ei tarvitse etsiä uutta ratkaisua tyhjästä, ja brändin lahjakokemus pysyy yhtenäisenä.

Logotrade auttaa arvioimaan määrän yhdessä tuotteen, logon toteutuksen ja käyttösuunnitelman kanssa. Tämä on tärkeää, sillä paras tulos ei synny suurimmasta mahdollisesta tilauksesta, vaan määrästä, joka tavoittaa oikeat ihmiset oikeaan aikaan ja jättää brändistänne laadukkaan vaikutelman.

Jos seuraava kampanja, messu tai henkilöstön kiittäminen on jo kalenterissa, suunnitelkaa mainoslahjat heti toiminnan alussa. Näin jää tilaa tehdä valinta, joka auttaa brändiänne loistamaan vielä tapahtumapäivän jälkeenkin.

Kun määrä on selvillä, valitse tuotteet tuotevalikoimasta ja merkintä palveluistamme. Katso tehdyt työt, lue blogia ja pyydä tarjous – toimitamme mainoslahjoja Harjumaalle ja koko Viroon.