Milloin tilata yrityksen joulun yrityslahjat?

Syyskuun lopussa joulu tuntuu vielä olevan kaukana. Lokakuun toisella puoliskolla suosituimpien tuotteiden varastosaldot ovat kuitenkin jo liikkeessä, tuotannon jonot täyttyvät ja logon sijoittelusta päättämisestä tulee kiireinen kompromissi. Kysymys siitä, milloin joulun yrityslahjat kannattaa tilata, ei siis ole pelkästään logistinen - se ratkaisee, kuinka hyvin lahja edustaa brändiänne ja minkä vaikutelman se jättää vastaanottajalle.

Yrityksen nimissä annettava joululahja on suhteenhoidon työkalu. Hyvin valittu, käytännöllinen ja visuaalisesti oikein brändätty tuote vahvistaa asiakkaalle, kumppanille tai työntekijälle, että yhteistyötä arvostetaan. Siihen tarvitaan päätös oikeaan aikaan: riittävän aikaisin, jotta valinta on aito, mutta ei niin aikaisin, että lahjan tarkoitus ja vastaanottajalista ovat vielä epäselviä.

Milloin tilata joulun yrityslahjat? Aloita elo- tai syyskuussa

Useimmille yrityksille paras aika aloittaa joulun yrityslahjojen suunnittelu on elo- ja syyskuu. Tämä ei tarkoita, että kaikki tuotteet pitäisi valita heti tai että tilaus pitäisi vahvistaa. Ensin on määriteltävä tavoite, kohderyhmä, budjettikehys ja haluttu luovutusajankohta.

Aikainen suunnittelu tuo useita tärkeitä etuja. Teillä on enemmän mahdollisuuksia vertailla materiaaleja, värejä, pakkausratkaisuja ja logon painotekniikoita. Voitte myös valita eurooppalaisten valmistajien erikoisratkaisuja, laadukkaampia design-lahjoja tai tuotteita, jotka on valmistettava tilauksesta. Juuri nämä ratkaisut erottavat yrityksenne tavallisesta kausilahjasta.

Syyskuussa kannattaa ottaa mukaan markkinoinnin, henkilöstöhallinnon ja hankinnan tiimit. Markkinointi huolehtii siitä, että lahja sopii brändin kuvaan, henkilöstö osaa arvioida työntekijöiden odotuksia ja hankintapäällikkö auttaa pitämään budjetin ja määrät hallinnassa. Jos lahja on tarkoitettu avainasiakkaille, myyntitiimi voi antaa panoksensa myös vastaanottajien profiiliin. Sama tuote ei tarvitse sopia kaikille.

Lokakuu on vahva kuukausi tilauksen vahvistamiseen

Lokakuu on yleensä varmin ajankohta tilauksen lopulliseen vahvistamiseen. Siihen mennessä tuotteen, määrän, logon käytön ja pakkauksen tulisi olla päätetty. Näin tuotannolle, laaduntarkastukselle ja toimitukselle jää riittävä puskuri, eikä teidän tarvitse luopua ensimmäisestä valinnastanne.

Logon painatus vaikuttaa aikatauluun enemmän kuin ensi silmäyksellä näyttää. Yksinkertainen yksiväripaino vakiotuotteeseen voi olla nopea, mutta tekstiilin brodeeraus, metallin lasergravointi, nahan kohopaino tai monivärinen paino vaativat valmistelua ja tuotantoaikaa. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun logo on mukautettava tietyn tuotteen muotoon, materiaaliin tai väriin.

Hyvä yhteistyökumppani ei kysy vain, montako kappaletta tarvitaan. Hän selvittää, kenelle lahja menee, minkä tunteen sen tulee välittää ja missä sitä käytetään. Esimerkiksi työntekijälle tarkoitettu termospullo voi tukea päivittäistä hyvinvointia ja yhteenkuuluvuuden tunnetta, kun taas asiakkaalle annettava laadukas työpöytätarvike voi korostaa yrityksenne ammattimaisuutta. Oikea tuote syntyy tavoitteesta, ei pelkästään luettelokuvasta.

Marraskuu sopii vakioratkaisuille, mutta valikoima kapenee

Myös marraskuussa joulun yrityslahjoja voi tilata onnistuneesti, etenkin jos määrät ovat selvillä, suunnittelu valmis ja tuotevalikoima joustava. Se on sopiva aika vakiojuoma-astioille, laukuille, toimistotarvikkeille, sukille, makeisille, kynttilöille tai valmiille lahjasetteille, joissa käytetään yksinkertaisempaa brändäystä.

Tässä on kuitenkin huomioitava kaksi kompromissia. Ensinnäkin suositummat värit, mallit ja suuremmat määrät saattavat olla jo loppu. Toiseksi aikaa ei välttämättä enää jää näytteiden tilaamiseen tai useiden suunnitteluversioiden rauhalliseen vertailuun. Nopea tilaus ei tarkoita heikkoa lopputulosta, mutta se edellyttää päätöksentekovalmiutta ja ammattimaista prosessia.

Marraskuussa kannattaa suosia käytännöllisiä tuotteita, joiden arvo ei riipu monimutkaisesta erikoisratkaisusta. Hyviä esimerkkejä ovat laadukas muki, termos, sateenvarjo, kannettavan tietokoneen laukku tai talvikauteen sopiva tekstiili. Kun tuote on käyttökelpoinen, esteettinen ja visuaalisen identiteettinne mukainen, se palvelee brändiä vielä pitkään juhlien jälkeen.

Joulukuun tilaus on mahdollinen, mutta ei ihanteellinen

Joulukuussa tehtävä tilaus on pikemminkin tarkka reagointi kuin strategista suunnittelua. Sen voivat aiheuttaa viivästyneet budjettipäätökset, yllättäen lisätyt asiakaslistat tai tapahtumat, joiden tarve selviää vasta vuoden lopussa. Tällöin on valittava tuotteista, jotka ovat nopeasti saatavilla, ja käytettävä tuotantomenetelmiä, joiden toteutusaika on lyhyt.

Pikatilauksessa tärkeintä on antaa heti oikea logotiedosto ja lopulliset määrät. Muutokset suunnitteluun, vastaanottajamäärän kasvu tai toive erikoispakkauksesta voivat pidentää aikataulua nopeasti. Toimituspäivämäärän suhteen kannattaa myös olla realistinen - joulua edeltävän ajan kuljetusmäärät ovat suuria, vaikka tuotanto valmistuisi ajallaan.

Jos aikaa on vähän, älä yritä mahduttaa kaikkia ideoita yhteen lahjaan. Selkeä logo, hyvä tuote ja oikeanlainen toteutus toimivat paremmin kuin liikaa suunniteltu ratkaisu, jossa luettavuus tai laatu kärsii. Joskus paras nopea valinta on tyylikäs kaiverrettu juoma-astia tai maukas lahjarasia yrityksen väreissä.

Aikataulu riippuu lahjan tyypistä

Kaikki joululahjat eivät vaadi yhtä pitkää valmistelua. Vakiotuotteet, jotka ovat saatavilla eurooppalaisista varastoista ja tarvitsevat yksinkertaisen painatuksen, voivat valmistua huomattavasti nopeammin. Erikoismuotoiset tuotteet, tilauksesta valmistettu tekstiili, monimutkaiset brodeeratut ratkaisut, henkilökohtaisilla nimillä varustetut lahjat ja erikoistilauksena tehdyt pakkaukset vaativat enemmän aikaa.

Jos haluatte antaa työntekijöille esimerkiksi huppareita brodeeratulla logolla, on huomioitava kokojen kerääminen, näytteen hyväksyminen ja tuotanto. Jos suunnitelmissa on nimetty lahjasetti yhteistyökumppaneille, lisäksi tulevat tietojen tarkistus ja jokaisen kappaleen yksilöllinen valmistelu. Jos lahja lähtee useaan eri Viron kaupunkiin tai kansainvälisille kumppaneille, on suunniteltava myös kokoaminen ja jakelu.

Siksi yhtä yleispätevää tilauspäivää ei ole. Periaate on yksinkertainen: mitä henkilökohtaisempi, eksklusiivisempi ja määrältään suurempi ratkaisu, sitä aikaisemmin on aloitettava. Mitä tavanomaisempi tuote ja yksinkertaisempi brändäys, sitä enemmän joustavuutta jää.

Suunnittele lahja markkinointiprojektina, älä vuoden lopun kuluna

Joulun yrityslahjan todellinen arvo ei piile pelkässä ostohinnassa. Arvo syntyy siitä, kuinka usein lahjaa käytetään, kuinka hyvin se muistuttaa yrityksestänne ja kokeeko vastaanottaja siinä laatua. Halpa mutta epäkäytännöllinen esine voi nopeasti jäädä laatikkoon. Hyvin harkittu tuote voi olla päivittäisessä käytössä vuosia.

Ennen valintaa kannattaa vastata kolmeen kysymykseen: kenelle lahjoitamme, minkä viestin haluamme välittää ja missä tilanteessa vastaanottaja käyttää tuotetta? Työntekijöille voi sopia lämmin, mukava ja henkilökohtainen ratkaisu. Asiakkaille voi olla tehokkaampi edustava lahja, joka tukee luotettavuutta. Messujen tai suuremman kumppaniverkoston kohdalla paras on usein käytännöllinen tuote, jota on helppo jakaa ja käyttää.

Älä jätä pakkaustakaan viimeiseksi yksityiskohdaksi. Lahjarasia, kotelo, kortti tai harkittu kokoaminen tekevät tuotteen luovutuksesta kokonaisuuden. Kun lahja on osa kiitosta, visuaalinen vaikutelma ei saisi päättyä logon painamiseen.

Näin otat seuraavan askeleen ajoissa

Viisainta on asettaa joululahjojen sisäinen takaraja kalenteriin aikaisemmin kuin varsinainen luovutuspäivä näyttäisi vaativan. Elo- ja syyskuussa kerää ideoita ja määritä budjetti. Lokakuussa vahvista tuotevalikoima ja suunnittelu. Marraskuussa jätä tilaa vain tuotannolle, toimitukselle ja tarvittaessa kokoamiselle.

Logotrade auttaa tekemään prosessista selkeän: löytämään tavoitteeseenne sopivan tuotteen, arvioimaan eri paino-, brodeeraus- ja kaiverrusratkaisujen vaikutusta ja valitsemaan toteutuksen, joka pitää brändinne laadukkaasti esillä. Ajoissa aloitettu projekti tarkoittaa enemmän valinnanvaraa, rauhallisempaa päätöksentekoa ja lahjaa, josta yrityksellänne on syytä olla ylpeä.

Jos tulevan joulukauden budjetti tai vastaanottajalista ei ole vielä lopullinen, aloita ainakin tavoitteen muotoilemisesta. Tämä yksi päätös antaa suunnan koko tilausprosessille ja auttaa brändiäsi loistamaan oikealla hetkellä.