Как спланировать бюджет на выставочные подарки?
На выставке ваша компания конкурирует не только размером стенда или ярким оформлением. Посетитель за считанные секунды решает, остановиться ли, поговорить ли и вспомнит ли он ваш бренд позже. Поэтому к вопросу о том, как спланировать бюджет на выставочные подарки, стоит подходить как к решению в области продаж и маркетинга, а не просто как к прайс-листу товаров. Грамотно составленный бюджет помогает выбрать правильные рекламные подарки, избежать дополнительных расходов на срочные заказы и направить большую часть средств на действия, которые создают реальные контакты.
Начинайте с цели выставки, а не с цены товара
Прежде чем выбирать ручки, бутылки для воды или текстиль, сформулируйте, чего Вы на самом деле ждёте от выставки. Цель – собрать как можно больше новых контактов, укрепить отношения с существующими клиентами, представить новый продукт или поддержать набор персонала? Каждая цель требует разного распределения подарков.
Если Вы хотите, чтобы у стенда остановилось большое количество посетителей, разумно запланировать больший объём практичных рекламных товаров, которые легко взять с собой. Если Вы встречаетесь с заранее договорившимися ключевыми клиентами, более сильный результат даст меньшее количество более качественных бизнес-подарков. Раздавать всем одинаковый предмет кажется простым решением, но часто это означает, что бюджет уходит на людей, у которых нет интереса к покупке или влияния на решение.
Выставочный подарок должен поддерживать следующий шаг. Например, ёмкость для напитков или сумка-шопер может повысить видимость бренда в выставочном зале, но у отдела продаж должен быть чёткий план, как превратить заинтересованного посетителя в контакт. Подарок привлекает внимание, а содержательный разговор и продуманные дальнейшие действия приносят результат.
Как спланировать бюджет на выставочные подарки на трёх уровнях
Самая надёжная модель – разделить подарки на три группы в зависимости от ценности целевой аудитории и типа встречи. Так Вы не тратите премиальные товары на случайных прохожих и не оставляете у важного партнёра впечатления дешёвого и безликого сувенира.
1. Заметный и практичный товар для широкой аудитории выставки
Первый уровень – это рекламные подарки большим тиражом, которые активно раздают на стенде или за определённое действие. Сюда подходят, например, качественные шариковые ручки, блокноты, многоразовые сумки, аксессуары для телефона, бумага с семенами, сладости или небольшие повседневные рабочие инструменты. Важна не только низкая цена за штуку. Товар должен казаться достаточно хорошим, чтобы им пользовались и после выставки.
Закладывайте в бюджет реалистичное число посетителей, но не заказывайте подарки автоматически для каждого участника мероприятия. Если на выставке 3000 посетителей, это не значит, что до вашего стенда дойдут 3000 потенциальных клиентов. Опыт прошлых выставок, расположение стенда, программа активностей и точность целевой аудитории помогают оценить, какой объём оправдан.
2. Более веский повод для встречи с квалифицированным контактом
Второй уровень предназначен для людей, с которыми ваш отдел продаж ведёт более содержательный разговор, собирает контактные данные или договаривается о повторной встрече. Здесь хорошо работают более качественные бутылки для воды, термокружки, зонты, беспроводные зарядные устройства, практичные офисные принадлежности или тщательно подобранный текстиль.
Такой подарок не обязательно должен быть роскошным, но он должен отражать уровень вашей компании. Если Вы продаёте профессиональную B2B-услугу, тонкий и быстро ломающийся товар может снизить ощущение надёжности. И наоборот, хорошо продуманный и функциональный предмет при каждом использовании даёт клиенту повод вспомнить ваш бренд.
3. Персональный бизнес-подарок ключевому клиенту или партнёру
Третий уровень – небольшой по объёму, но с большим эффектом. Он предназначен для ключевых клиентов, стратегических партнёров, спикеров или лиц, принимающих решения, с которыми Вы хотите выстраивать долгосрочные отношения. Сюда подходят качественные дизайнерские подарки, посуда для напитков с гравировкой, индивидуальные решения европейского производства, аксессуары с кожаными деталями или продуманные подарочные наборы.
В этой статье бюджета уместность важнее цены. Персонализированная деталь, продуманная упаковка и товар, соответствующий роли клиента, часто производят большее впечатление, чем просто дорогая вещь. Проверьте также правила компании о получении подарков, особенно в государственном секторе и в крупных международных организациях.
Не считайте только цену товара за штуку
Бюджет на выставочные подарки часто выходит из-под контроля в тот момент, когда сравнивают лишь цены за единицу из каталога. Реальная общая стоимость складывается из товара, нанесения логотипа, подготовки дизайна, возможных расходов на настройку, упаковки, транспорта и при необходимости доплаты за срочность. Для некоторых товаров на цену существенно влияют также количество цветов печати, размер логотипа или выбранная техника.
Например, одноцветная шелкография может отлично подойти для сумок-шоперов большим тиражом, тогда как для небольшой партии представительных металлических изделий лучший результат даст лазерная гравировка. На текстиле вышивка может выглядеть премиальным решением, но сложный дизайн, большая площадь вышивки и количество цветов способны увеличить расходы. Правильный метод зависит от товара, тиража, назначения и вашей визуальной идентичности.
Практичная рамка бюджета – разделить общую сумму на четыре части: около 55-65% на товары и брендинг, 10-15% на упаковку и логистику, 10-15% на активности на стенде, которые помогают правильно раздавать подарки, и не менее 10% в резерв. Точные доли меняются в зависимости от масштаба выставки. На небольшом отраслевом мероприятии доля подарков для ключевых клиентов может быть больше. На крупной публичной выставке Вам, скорее всего, понадобится больше товаров первого уровня.
Количество нужно связать с логикой раздачи
Самый дорогой подарок – тот, что после выставки остаётся в коробке или исчезает в сумках посетителей без единого разговора и контакта. Поэтому до заказа определите, кто раздаёт подарки, на каком основании их вручают и как команда использует разные уровни.
Товар для широкой аудитории может быть выставлен на видном месте и связан с простым действием: отсканируйте QR-код, ответьте на вопрос, примите участие в короткой демонстрации или оставьте контакт. Подарок для квалифицированного контакта должен попадать к человеку после содержательного разговора. Подарок ключевому клиенту вручают с расчётом на личную встречу, а не мимоходом.
Такая система не делает работу стенда жёсткой. Напротив, она даёт выставочной команде уверенность. Сотрудники знают, что предлагать в разных ситуациях, а ваш бюджет работает вместе с процессом продаж.
Сроки влияют на цену сильнее, чем кажется вначале
Дата в выставочном календаре фиксирована, но с заказом рекламных подарков часто опаздывают. Тогда выбор меньше, нужный цвет или модель может закончиться на складе, а транспортные расходы или доплата за срочность увеличивают общую стоимость. Раннее планирование обычно даёт два преимущества: больше подходящих товаров и больше времени на проверку дизайна.
Начните подбор товаров и определение объёмов как минимум за несколько недель до выставки. Если Вам нужно индивидуальное решение, европейское производство, более сложная упаковка или подарочный набор из нескольких частей, проекту потребуется ещё больше времени. Надёжнее всего утверждать дизайн после проверки визуализации, а не предполагать, что логотип будет одинаково выглядеть на любом материале.
Профессиональный партнёр поможет сравнить товары с учётом брендинга, складских остатков и сроков поставки. Роль Logotrade – не только предложить широкий ассортимент, но и помочь найти решение, в котором товар, нанесение логотипа и цель выставки работают как единое целое.
Измеряйте результат, а не только количество розданного
После выставки спросите себя не только «сколько подарков раздали?». Сравните, сколько новых контактов Вы собрали, сколько из них стали квалифицированными лидами, сколько повторных встреч назначено и какие товары вызвали больше всего разговоров. Если Вы используете QR-код, промокод или чёткий призыв к действию, оценка результата становится ещё точнее.
Бюджет следующей выставки сможет тогда опираться на опыт, а не на догадки. Может выясниться, что более дешёвый товар привлёк много посетителей, но мало качественных контактов. Или что лучший подарок небольшим тиражом помог начать несколько важных переговоров о продаже. И у того, и у другого может быть место в вашей стратегии, если их роль чётко определена.
Лучший бюджет на выставочные подарки рождается не из поиска самого дешёвого товара. Он рождается из решения вручить нужному человеку предмет нужной ценности в нужный момент – так, чтобы ваш бренд запомнился, а у отдела продаж был повод продолжить разговор и после выставки.
Чтобы бюджет на выставку был реалистичным, посмотрите наши работы и узнайте о наших услугах. Другие советы по планированию — в блоге, а точный расчёт поможем сделать, если вы свяжетесь с нами.